Collaboration et communications numériques: un mélange parfait de productivité

La téléphonie IP constitue maintenant la nouvelle base des communications téléphoniques et des applications de communications unifiées et évoluées. Elle transforme la façon de faire des affaires et d’opérer les entreprises. Cette technologie, éprouvée depuis plusieurs années, contribue à réduire les coûts, à améliorer la collaboration et à accroître la productivité au sein des entreprises.

Dans nos articles précédents, nous avons principalement parlé de caractéristiques techniques et des coûts abordables de la téléphonie IP. Cette fois-ci, nous allons mettre le cap sur les bienfaits, avantages et innovations qui augmentent la collaboration et, par la même occasion, la productivité et la qualité de l’environnement de travail.

Dans les entreprises, des gens travaillent ensemble pour accomplir des tâches, des projets ou des productions pour répondre aux demandes toujours plus exigeantes des clients. Ces gens ont besoin de communiquer entre eux et de partager des informations, que ce soit vocalement ou électroniquement. C’est ici que la technologie prend tout son sens. La téléphonie IP, jumelée à toutes les autres innovations, devient alors le point central des communications. Ce sont les communications unifiées.

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Les outils de communications unifiées visent à améliorer la productivité des collaborateurs de l’entreprise en rendant plus efficaces plusieurs fonctions. On peut citer en exemple :

• Signaler sans effort un numéro de la liste centrale de contacts de l’entreprise (click-to-dial);
• Avoir un échange rapide d’informations, dans un même bâtiment ou à distance, pour faire avancer un projet;
• Transférer des documents plus efficacement;
• Participer à une conférence, une formation, une présentation de produits sans se déplacer.

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Tous ces outils utilisent la même base : la téléphonie IP. En ajoutant un ordinateur relié à l’appareil téléphonique, on obtient une panoplie d’avantages supplémentaires.

• Gérer ses contacts et son agenda;
• Communiquer par courriel;
• Connaître l’état de présence d’un collègue (connecté, au téléphone, en réunion etc.);
• Initier une communication vocale ou visio (vidéo sur appareil téléphonique);
• Envoyer un message texte à son interlocuteur selon sa disponibilité;
• Gérer sa disponibilité (être joignable) derrière un numéro d’appel unique;
• Déterminer un flux d’appels selon un horaire précis ou l’identité de l’appelant;
• Gérer les flux d’appels avec une visibilité en temps réel de l’état d’un centre de contacts
• Programmer, animer et participer à des réunions, vérifier la disponibilité des invités, etc.
• Consulter ses messages vocaux reçus sur son appareil mobile ou fixe;
• Transférer rapidement et de façon sécuritaire un document ou un fichier;
• etc.
  

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Quels sont les bénéfices pour l’entreprise et ses salariés?

• Les employés augmentent leur productivité sans nécessairement travailler plus;
• Les employés sont hyperconnectés en recréant leur environnement professionnel de communication en tout lieu dans l’entreprise ou à l’extérieur;
• Les collaborateurs jouissent ainsi d’une plus grande mobilité et peuvent donc mieux gérer leurs horaires de travail;
• L’entreprise bénéficie d’une plus grande disponibilité des salariés;
• L’employeur peut aussi bénéficier de plus de points de contrôle;
• Une augmentation générale de la satisfaction de l’employeur comme des salariés grâce à une meilleure communication;
• Les clients sont mieux servis et la qualité de la production est meilleure;
• Une disponibilité et une agilité plus grande en service pour les clients;
• Une productivité accrue qui contribue à faire augmenter la rentabilité de l’entreprise.

En communiquant mieux entre eux et en ayant des contacts plus fréquents, tous les gens qui collaborent ensemble aident à améliorer la productivité, l’ambiance de travail et l’innovation et le service rendu aux clients.

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Stéphane Beaulieu
V.-P. Ventes et marketing– SBK Telecom