Diriger efficacement une réunion

Que ce soit dans un cadre de travail ou de bénévolat, vous aurez peut-être un jour à animer une rencontre ou une réunion. Lorsque celle-ci s’éternise, que l’animateur parle trop ou qu’elle se termine sans conclusion, elle porte le nom de réunionite. Les gens en sortent déçus, pour le moins… À l’opposé, une réunion efficace est le meilleur moyen de rassembler les gens dans le but de prendre une décision ou d’obtenir différents points de vue sur un enjeu.

 

Il faut penser que les participants prennent du temps dans leur horaire et qu’ils s’attendent à ce que la rencontre soit efficace, sans quoi ils ressentiront de la frustration. L’inefficacité aura aussi des conséquences sur leur engagement en matière de suivis et de présence lors des prochaines réunions. Bien cibler et bien préparer cette dernière tout en l’animant de manière dynamique dans le respect des bonnes pratiques est donc essentiel pour en tirer le plein bénéfice. C’est un gage de succès.

Différents types de réunion

On compte environ six sortes de réunion et chacune a son but propre. Il importe de déterminer quel type vous organisez pour bien en informer les participants. S’ils connaissent la nature de la rencontre, ils n’auront pas d’attentes irréalistes et ne seront pas déçus. Voici les six types de réunions :

De discussion : elle a pour objectif de partager le savoir, les points de vue sur une même sujet. Pour ce faire, chaque participant doit s’être préparé afin de prendre part à la discussion ;

D’information : elle vise à faire connaître quelque chose. Le participant n’a rien à préparer, car c’est l’animateur qui va parler. Il pourra, bien sûr, prendre des notes ;

De formation : elle a pour but de transmettre et d’acquérir du savoir. Le participant s’attend à découvrir quelque chose sur un sujet ;

De rétroaction : on y partage de l’information, des opinions, des perceptions sur une expérience commune. Le participant doit connaître d’avance le sujet pour y réfléchir et se préparer à la discussion ;

De résolution : c’est un moment pour trouver des solutions, prendre une décision et mettre sur pied un plan d’action. Les participants s’attendent donc à avoir des tâches concrètes et à devoir les effectuer dans des délais donnés ;

De créativité : on fait du remue-méninges sans jugement puisqu’il n’y aura pas de prise de décision durant cette réunion. Par conséquent, toutes les idées sont les bienvenues, car elles mènent à un cheminement vers une nouvelle démarche.

Comment se préparer pour sa réunion

Il faut déterminer le type de réunion et le sujet pour que tous les participants s’y préparent bien. Ensuite, on établit notre objectif. Cela fait, on envoie l’ordre du jour aux participants, puis on met au point la documentation et le visuel (au besoin) et on réserve la salle.

Suivre l’ordre du jour et avoir la pleine attention des participants permet de tenir une réunion qui se déroule rondement. Il est essentiel de leur faire oublier leur travail et leur stress avant la rencontre. Accueillez-les chaleureusement, offrez-leur un breuvage et questionnez-les sur quelque chose d’important pour eux : leurs dernières vacances, le tournoi de soccer de leur fils… Votre réunion gagnera en efficacité s’ils sont détendus.

Si vous vous montrez stressé, pressé de débuter la réunion pour en finir, vous ne mettrez certainement pas les gens à l’aise ni dans les meilleures dispositions d’écoute. Souriez et soyez relaxe afin de donner l’exemple.

Une fois l’ambiance positive créée, présentez votre sujet, votre objectif, le déroulement de la rencontre et, ensuite, validez tout cela avec les participants pour vous assurer d’être sur la même longueur d’onde. De manière à demeurer crédible aux yeux de tous, commencez et terminez la rencontre à l’heure dite, et ce, même s’il manque des gens.

Selon le type de réunion, il sera plus efficace de limiter les interventions à une durée de 30 à 60 minutes. Ce faisant, vous vous assurez que tout le monde participera à parts égales et votre rencontre sera très dynamique.

En terminant, faites une synthèse de la rencontre et demandez à chaque participant de dire ce qu’il a appris ou de résumer les tâches dont il sera responsable avant la prochaine réunion. Finissez la rencontre comme vous l’avez commencée : dans une ambiance conviviale. On ne parle plus de la réunion, on laisse de côté nos divergences d’opinions pour redevenir des humains, des collègues.

Une réunion bien préparée et bien ciblée sera satisfaisante pour tous et donnera envie à chacun de continuer à prendre part à vos projets.

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Crédit photo à la une : You X Ventures

Crédit 2e photo : Jan Antonin Kolar

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