La web-conférence en détails

Suite à mon premier billet sur la web-conférence, j’ai cru bon de développer davantage sur le sujet, car plusieurs autres avantages, fonctions et options sont disponibles. Il est important de savoir que certains logiciels de web-conférence peuvent également se connecter à un système de vidéo-conférence traditionnel (Polycom, Cisco, Lifesize…). Il est important de le mentionner, car certains de vos clients ont peut-être un système de vidéo-conférence et vous aimeriez avoir la possibilité de vous connecter avec eux.

Plusieurs d’entre vous connaissent déjà le principe de web-conférence pour en avoir fait l’utilisation entre amis ou collègues en utilisant des plateformes telles que Skype, Facetime ou Webex.

Chaque logiciel ou application a ses avantages. Toutefois, lorsque l’on désire implanter un système de web-conférence au bureau, pour être plus productif et couper les coûts de déplacement, il faut bien étudier nos réels besoins pour ainsi faire un choix éclairé et acquérir la bonne technologie et les bonnes options.

Avant même l’achat de matériel vous permettant de faire une web-conférence, il faudra, bien entendu, choisir la salle dans laquelle il sera implanté. Gardez en tête que vous avez toujours l’option d’un système de conférence mobile. Il faudra aussi s’assurer d’avoir une connexion internet à haut débit pour que l’image et la voix soient fluides. Dans certains cas, le système s’ajuste à votre connexion pour que la voix et la vidéo soient synchronisées le mieux possible. De plus, assurez-vous d’avoir un bon éclairage dans la pièce ainsi que le moins d’écho possible. Il est idéal qu’aucune source de lumière éblouissante ne soit visible par la caméra.

Dépendamment de la grandeur de votre salle ainsi que du nombre de personnes pouvant être assis autour de la table, une caméra PTZ (Pan – Tilt – Zoom) HD est recommandée. Avec ce type de caméra, vous pourrez faire un zoom sur la personne qui parle pour que les gens puissent faire un lien avec cette personne. Si les gens voient approximativement 10 personnes qui sont assises autour d’une table sans vraiment être en mesure de savoir qui parle, ils risquent de perdre leur concentration. De là l’importance de bien voir la personne qui parle.

Une bonne sonorisation est aussi importante. Chaque salle est différente. Il suffit d’adapter un système de son qui répondra aux besoins uniques de la salle. Il existe plusieurs types de haut-parleurs qui peuvent répondre à tous les besoins imaginables.

La web-conférence peut avoir lieu avec le bon matériel audiovisuel, mais il faut aussi avoir un bon logiciel. La majorité des grands noms qui vous offrent ces solutions logiciels de web-conférence ont des forfaits annuels ou mensuels. Un forfait de base vous est offert avec par la suite des options disponibles selon vos besoins.

Parlons maintenant de quelques-unes des options intéressantes lorsque vous vous souscrivez à une des solutions offertes.

L’une des fonctions les plus importantes est d’être modérateur de votre conférence. Du coup, vous pourrez inviter, débuter, terminer et gérer vos appels et carnets d’adresse selon vos besoins. Le plus important est évidemment d’être en contrôle de toutes les options disponibles pour que vos réunions soient les plus faciles à gérer possible.

Une des options de base vous permet d’inviter jusqu’à 24 personnes et celles-ci pourraient se connecter via des appareils Apple, Android, PC ou Mac. Ces personnes n’auraient qu’à télécharger l’application ou le logiciel pour participer à votre conférence. Ensuite, on y verrait à l’écran un maximum de 8 personnes. Si une personne qui n’est pas affichée à l’écran prend la parole, cette personne prendra la place d’une personne qui était originalement visible par tous.

Si certaines personnes ne sont pas en mesure d’assister à votre conférence, il est possible pour vous de faire l’enregistrement et de la partager par la suite.

Pour rendre votre conférence encore plus dynamique, vous avez l’option de partager des documents avec les gens (Word, Excel, Powerpoint, PDF, SAP, etc.) Il n’y a pas de limite à ce que vous pouvez afficher. Vous pouvez partager tout ce que vous voulez tant que votre ordinateur peut l’ouvrir!

Évidemment, il est toujours plus intéressant d’utiliser toutes ces options dans une salle bien adaptée et ce, avec les bons outils.   Des manufacturiers se spécialisent dans la fabrication de périphériques USB pour répondre à tous types de projets de salles de web-conférence. Leurs outils comprennent également des modules qui peuvent s’intégrer à votre matériel audiovisuel existant pour ainsi créer une vraie salle de web-conférence adaptée à vos besoins.   Un intégrateur audiovisuel peut vous conseiller et vous fournir certains meubles adaptés, du matériel et des logiciels de web-conférence, les bons outils pour obtenir une sonorisation et une luminosité adéquate ainsi que de la formation au besoin.

Êtes-vous bien équipés pour votre prochaine conférence? Possédez-vous les outils professionnels adéquats pour être bien vus et entendus?

John Mac Donald
Directeur technique – Simplevu
www.simplevu.com