Maximisez l’utilisation de votre boîte vocale évoluée

Combien de fois par jour avez-vous laissé un message en vous demandant si votre interlocuteur allait vous rappeler?

Nous le savons tous en effet ! La messagerie vocale permet aux personnes qui vous appellent de laisser un message dans une boîte vocale. Ce qu’on sait moins, c’est comment maximiser son utilisation et faire en sorte que les appels reçus sont bien gérés et répondus dans les bons délais.

Oui, grâce à la Messagerie vocale évoluée, tous vos appels sont répondus de façon personnalisée, que vous soyez déjà au téléphone ou dans l’impossibilité de répondre. Ce qui arrive après que l’appelant ait raccroché après son message est de votre ressort.

Voici donc quelques petits trucs pour maximiser l’utilisation de votre boîte vocale en téléphonie IP et gérer vos appels reçus professionnellement.

D’abord, assurez-vous que votre appareil ou votre système est bien configuré pour diffuser les différents indicateurs choisis pour vous informer qu’un message est dans votre boîte vocale :

  • Voyant lumineux sur l’appareil
  • Tonalité saccadée (lorsque l’on soulève le récepteur)
  • Message texto sur appareil cellulaire
  • Message courriel sur ordinateur ou appareil cellulaire

Personnellement, j’utilise le message courriel lorsque je suis sur la route et le voyant lumineux jumelé à la tonalité saccadée lorsque je suis à mon poste de travail.

Ensuite, la majorité des systèmes IP permettent la sonnerie simultanée (le «follow-me»). Si cette fonction est bien paramétrée, lorsque vous serez sur la route vous pourrez recevoir vos appels à l’aide de votre appareil cellulaire, comme si vous étiez au bureau. Cette fonction, très pratique, vous permet d’être rejoint en tout temps. Ainsi, où que vous soyez, vous pouvez choisir de prendre l’appel, de l’ignorer ou de simplement ne pas répondre. L’objectif principal de cette fonction est de ne garder qu’une seule Boîte vocale. Finies les boîtes vocales multiples (cellulaire, bureau, etc.).

Pour ma part, j’ai gardé une boîte vocale active sur mon cellulaire afin que ma conjointe, mes enfants et ma famille puissent me laisser des messages directement sur mon téléphone intelligent. Toutefois, tous mes appels d’affaires passent par ma ligne d’affaires. Ainsi, je n’ai qu’une seule boîte vocale pour mes appels corporatifs.

Comme mentionné précédemment, lorsque je reçois un message, je le sais rapidement puisque j’en suis informé par courriel ou selon les autres indicateurs. Voici comment je gère les messages reçus.

Lorsque je suis sur la route :

  • Message urgent : j’écoute le message et je raccroche immédiatement après avoir eu l’essence du message. Celui-ci est sauvegardé automatiquement et je peux y revenir plus tard. J’appelle immédiatement l’interlocuteur.
  • Messages non urgents : j’écoute les messages un à un et je sauvegarde ceux qui peuvent attendre plus longtemps ou qui ne sont que de l’information ne nécessitant pas de réponse immédiate.

Lorsque je suis à mon poste de travail :

  • Message urgent : j’écoute le message et je note le numéro et le nom de l’interlocuteur, j’efface le message et je l’appelle immédiatement.
  • Messages non urgents : j’écoute les messages nouveaux et sauvegardés, un à un, et note, dans mon CRM, les suivis à faire et les appels à effectuer. J’efface les messages au fur et à mesure et ne sauvegarde que ceux contenant une information pertinente.

Si je désire ne pas être dérangé sous aucun prétexte, j’active la fonction «renvoi automatique». Ainsi les appels sont dirigés directement à la boîte vocale.

En cas d’absence prolongée, tous les systèmes offrent la possibilité d’éliminer la sonnerie pour l’interlocuteur et d’enregistrer un message différent qui sera diffusé automatiquement, sans autre délai. Ainsi, l’appelant entendra votre message d’absence prolongée et pourra décider de vous laisser tout de même un message ou simplement d’appeler un autre employé de l’entreprise.

Une question de collaboration

Si votre système est bien configuré, maximiser la coopération dans vos équipes de travail n’aura jamais été aussi facile. La boîte vocale évoluée vous transmet les messages vocaux en fichiers audio (habituellement des MP3) joints à un message texto ou un message courriel que vous pouvez par la suite transférer facilement à vos collègues. Par la suite, les fichiers audio peuvent être consignés au dossier du client ou dans le CRM.


Stéphane Beaulieu
V.-P. Ventes et marketing– SBK Telecom

Stéphane Beaulieu

VP Ventes - Téléphonie IP pour PME et services conseils en télécommunications chez SBK TELECOM.

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