Embaucher ou impartir la gestion des TI?

Un dilemme toujours d’actualité…

Dans la plupart des cas, pour des entreprises de 100 employés et moins, il est beaucoup plus avantageux d’impartir la gestion des TI à l’externe que d’embaucher une ressource à temps complet dû au meilleur rapport coûts/bénéfices. De plus, vous passerez beaucoup moins de temps à gérer le volet informatique tout en ayant accès à une équipe de spécialistes pour vous servir.

Un modèle de services gérés à l’externe est considéré comme moins dispendieux si l’on tient compte des facteurs suivants :

• Temps consacré à l’embauche de la ressource, défi de trouver le bon candidat ;
• Défi de garder la ressource longtemps, de lui offrir des projets stimulants ;
• Coûts de formation de la ressource pour la garder à jour ;
• Coûts du fournisseur externe qui viendra compléter l’expertise de la ressource et la remplacer lors d’absences (formations, maladies, vacances, etc.).

Si l’objectif est seulement de répondre aux demandes ponctuelles des usagers, l’embauche est une avenue envisageable dans la mesure où elle n’est pas causée par une instabilité des systèmes qui génèrent des problèmes à répétition. Il est préférable de régler les problèmes à la source et de stabiliser le réseau avant de prendre la décision d’embaucher. Il est fort probable que ce ne soit plus nécessaire par la suite. L’entreprise fera alors des économies importantes.

De plus, si l’entreprise souhaite se doter d’un plan d’action, avoir une vision globale et investir dans un but précis afin d’améliorer sa productivité, elle adoptera une approche plus stratégique avec un modèle d’impartition.

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À TENIR COMPTE SI VOUS DÉCIDEZ D’EMBAUCHER

Le défi est de trouver la bonne ressource ! En gros, on peut répertorier 3 profils :

• Celui dont les compétences sont supérieures aux besoins et qu’il faudra garder motivé par des projets stimulants ;
• Celui dont les compétences et l’expérience sont insuffisantes pour bien servir l’entreprise ;
• Celui qui correspond le mieux au poste, mais qui n’arrivera pas à tout faire...

Souvent, on pense faire une économie en embauchant une ressource qui devra pratiquement faire les tâches d’un département TIC au complet : programmation, administration du réseau, support des usagers, gestion du personnel, etc. C’est malheureusement impossible. En technologies, chacun a sa propre spécialité et son profil.

Par la suite, il faudra bien sûr se réserver du temps de gestion : planification du budget de formation (car il est essentiel de garder la ressource à jour) et intégration d’un fournisseur en prévision des problématiques techniques complexes, des vacances et des maladies et même pendant les formations puisque la ressource s’absentera du bureau, etc.

L’avantage de l’embauche est qu’on donne un service rapide aux usagers. Attention toutefois que cela ne se fasse pas au détriment d’une approche d’amélioration globale. De plus, on peut très rapidement devenir dépendant de la ressource qui aura éventuellement toutes les connaissances de l’environnement. On doit s’assurer que tout est bien documenté. Advenant un départ, on évitera de gérer une crise.

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SI VOUS OPTEZ POUR L’IMPARTITION

C’est que vous choisissez d’adopter une approche d’amélioration globale et d’avoir accès au bassin de connaissances et de compétences d’une équipe multidisciplinaire. On veut simplifier la gestion des TIC et des ressources humaines et ainsi se concentrer sur les besoins et défis de l’entreprise. De plus, on a accès à plus d’outils spécialisés dont notre entreprise a sûrement besoin.

QUELLE FORMULE CHOISIR ?

Au départ, il faut connaître et définir ses besoins en tant qu’organisation, car il existe plusieurs modèles d’impartition. Veut-on de la maintenance et de l’entretien ? Veut-on de la proactivité ou gérer à la demande ? De quel niveau de proactivité a-t-on besoin ?

Ensuite, on confiera en partie ou en totalité la charge de notre environnement TIC. La décision appartient donc à chaque entreprise de faire le choix de sa stratégie.

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Simon Fontaine
Président – ARS Solutions
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