5 bonnes raisons de (bien) classer ses documents numériques

Peut-être êtes-vous de ceux qui se disent «Avec un bon moteur de recherche sur mon ordi, plus besoin de classer ses fichiers, voyons donc!».

Vraiment ? Est-ce devenu si inutile de mettre de l’ordre dans sa paperasse numérique?

Voici quelques arguments pour alimenter votre réflexion, et peut-être vous inciter à vous pencher sur l’option de bien classer vos dossiers et vos documents avant de tirer des conclusions… trop vite!

1- Avoir une autre façon d’accéder à l’information

Un bon moteur de recherche, c’est bien pratique, mais qu’arrive-t-il lorsque vous avez oublié comment se nomme votre document ou, au pis aller, les mots qu’il contient? Saurez-vous aisément trouver quels mots-clés utiliser pour débuter votre recherche?

Bien sûr, lorsque vous avez une bonne idée de ce que vous cherchez, vous pouvez toujours essayer en rafale plusieurs mots-clés potentiels… Sauf qu’à force de vous efforcer, vous en viendrez peut-être à la conclusion que vous avez rêvé d’avoir créé le document que vous pensiez retrouver aisément, ou que ce dernier a été supprimé… par mégarde!

Or, si vous aviez déjà bien classé vos documents, vous auriez pu chercher dans LE dossier qui a le plus de chances de le contenir, et ainsi vous sauver du temps et bien des soucis!

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2- Distinguer le bon document dans la masse

Supposons que vous ayez trouvé les bons mots-clés avec cette merveilleuse baguette magique qui trouve tout : votre ami le moteur de recherche! Qu’il trouve tout, peut-être, mais se pourrait-il qu’il y ait un peu trop de tout?

En effet, une fois que vous aurez fait votre recherche par mots-clés, combien y aura-t-il de documents avec lesdits mots-clés que vous avez utilisés? Sans compter le nombre de copies d’un même document, ou les multiples versions d’un même document!?

Si vous souhaitez distinguer la bonne version ou le bon document des autres qui vous brouillent les pistes dans votre liste de résultats, un bon classement vous aurait permis de déduire logiquement où se trouve le document qui est pertinent.

Une fois que vous aurez bien structuré votre collection numérique, il vous suffira de suivre l’arborescence, qui est le chemin d’accès à vos fichiers, et vous pourrez aisément repérer ce que vous cherchez.

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3- S’inspirer de ce que vous avez déjà fait

La façon dont vous organisez vos fichiers informatiques ressemble-t-elle à la façon dont vous gérez vos tâches et vos projets? D’ailleurs, parlant de projets, avez-vous gardé la trace des documents que vous avez produits en lien avec ceux-ci?

Si vous avez des documents un peu partout dans vos appareils et vos différents espaces de stockage, mal classés, comment pouvez-vous avoir une vue d’ensemble «logique» de ce vous avez fait au fil du temps?

Or, avoir une bonne structure de fichiers vous permet de visualiser le travail que vous avez fait. Un regroupement logique des documents que vous avez créés en lien avec différentes tâches ou projets vous permet d’avoir cet aperçu global de votre travail. C’est aussi un bon indice pour savoir où vous avez investi votre temps depuis que vous avez emmagasiné vos fichiers.

Plus concrètement, si vous aviez déjà travaillé sur un projet très semblable à celui sur lequel vous êtes en ce moment, et que vous l’aviez déjà documenté, si vous êtes en mesure de  repérer aisément un document dans une liste bien structurée, vous pourriez réutiliser l’information qu’il contient ou simplement vous en inspirer.

Or, si vous perdez le fil, vous pourriez oublier que vous l’aviez fait. Dommage, car vous auriez sans doute pu avoir une perspective différente et sauver du temps!

4- Faciliter votre «ménage»

Si vous avez improvisé votre classement, vous avez probablement plusieurs dossiers avec le même nom, à différents endroits. Ainsi bêtement organisés, vous pourrez difficilement savoir ce qui est bon et ce qui est superflu dans tout cela, le jour où vous sentirez le besoin de « faire le ménage ».

Avoir un bon plan de classement (ou plan de classification, pour les avertis) vous permet de savoir ce qui est valide et ce qui est désuet ou superflu.  De plus, en ayant établi une règle pour chaque dossier, vous pourriez décider plus facilement ce qui mérite d’être conservé ou non à l’intérieur.  Finies les copies de copies! En choisissant un dossier qui contient uniquement la bonne version, vous vous éviterez des casse-tête!

5- Récupérer aisément ce qui va ensemble

Quels documents devraient se retrouver ensemble? Une fois que vous l’aurez déterminé, vous pouvez accéder plus facilement à l’ensemble des documents qui ont une nature semblable ou complémentaire. Vous éviterez ainsi de devoir chercher ces autres documents, puisqu’ils seront déjà à la même place. Vous pourriez même de redécouvrir certains documents que vous aviez oubliés.

En fin de compte, visualiser ce que vous avez dans votre espace numérique vous permet aussi de savoir ce que vous avez peut-être «de trop», et ce qui vous manque. La liste des factures est-elle complète? Si vous les avez regroupées, il est plus simple de savoir celles qu’il vous manquent, comme celles que vous avez en trop.

Savez-vous créer vous-même une arborescence qui tienne la route? Savez-vous comment nommer vos fichiers? Nous aborderons sans doute ces sujets prochainement.

D’ici là, je vous invite à lire un billet sur le sujet sur mon blogue:

Comment classer vos documents et vos dossiers

Pour le reste de vos besoins, il y a toujours bien nos coordonnées ci-dessous. 🙂

Bon classement!

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Félix Arseneau
Conseiller stratégique en gestion de l’information – Influide
influide.ca
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(514) 692-4004