Les règles d’or du timing en relations publiques

Comment faire pour vous démarquer avec vos envois de courriels et vous assurer que votre communiqué de presse figure en haut de la boîte de réception du journaliste? Si vous lui avez préparé un contenu concis et pertinent, avec une ligne de sujet accrocheuse, vous êtes à mi-chemin.

 

Mais avant d’appuyer sur la touche « envoyer », jetez un coup d’œil sur l’heure. C’est l’un des facteurs clés qui détermineront si votre courriel sera ouvert ou non. Pour ceux qui travaillent dans les relations publiques, les communications ou le marketing par courriel, il existe quelques trucs pratiques à suivre pour maximiser le taux d’ouverture.

• Envoyez vos pitchs le matin ou au début de l’après-midi. Le meilleur moment pour l’envoi de courriels est lorsque le destinataire examine sa boîte de réception. Cela a tendance à se faire le matin — beaucoup de gens consultent leurs courriels juste avant ou dès qu’ils arrivent au travail — ou en début d’après-midi pour ceux et celles qui prennent des pauses vers l’heure du lunch.

• Pour l’envoi de nouvelles importantes, évitez les lundis et les vendredis après-midi. Comme la plupart d’entre nous le savent très bien, les lundis sont généralement consacrés à effacer les courriels et les tâches de la fin de semaine ou de la semaine précédente, alors que notre tête est souvent occupée à la planification du reste de la semaine. Les vendredis après-midi — qui peuvent sembler représenter un moment propice pour rejoindre un journaliste — constituent en fait une période occupée pour de nombreux utilisateurs qui doivent respecter les délais de fin de semaine. Le vendredi après-midi est donc un coup de dés. Pour maximiser vos chances d’ouverture de courriels, ciblez le milieu de la semaine de travail, au moment où les journalistes sont le plus susceptibles d’être à l’affût des pitchs de relationnistes.

• Portez une attention particulière aux événements saisonniers. Si vous souhaitez que votre nouvelle soit remarquée, retenez-vous de la partager autour de certains jours fériés. Un événement comme les Fêtes est une occasion assez évidente où l’on ne prend pas ses courriels. Gardez également à l’esprit les autres événements culturels ou régionaux que votre destinataire peut vivre en fonction de son identité et de sa situation géographique. Ce ne sont pas que des vacances, mais autant d’occasions, liées à l’industrie, qui sont susceptibles de saturer les médias à un moment donné. Les entreprises technologiques, par exemple, devraient s’abstenir de publier des informations en même temps que CES, WWDC d’Apple ou Google I/O, à moins d’avoir un lien particulier. D’un autre côté, si vous devez partager une mauvaise nouvelle, ces moments saisonniers vous offrent une bonne occasion de le faire avec l’assurance qu’elle ne sera pas très ébruitée.

• Vérifiez les fuseaux horaires : bien entendu, pour les spécialistes du marketing et des relations publiques qui travaillent à l’international, les différences de fuseaux horaires sont un autre facteur à prendre en compte. Si vous êtes au Québec et que vous envoyez des nouvelles à un journaliste en Europe, par exemple, la dernière chose que vous voulez faire est de les lui transmettre par courriel au cours de notre après-midi, ce qui finit par arriver dans sa boîte de réception à l’heure du souper. Assurez-vous de savoir où chaque journaliste est basé avant d’exécuter votre campagne de relations publiques et planifiez vos envois en conséquence.

En relations publiques, il existe des règles essentielles afin d’éviter que votre argumentaire soit supprimé ipso facto de la boîte d’un journaliste : écrivez des messages sur mesure, personnels, brefs et accrocheurs. Mais ce qui est tout aussi important, c’est de réfléchir à comment vous assurer que vos courriels seront, en premier lieu, ouverts. Comme dans la vie, le timing est déterminant pour votre succès! Un message qui arrive au moment opportun dans la boîte de réception de courriels d’un journaliste maximise vos chances d’être lu.

L’importance du timing du point de vue du journaliste

Le timing est d’autant plus important qu’il faut se rappeler que les journalistes sont aussi des personnes qui travaillent avec des patrons, des listes de tâches à faire et des objectifs à atteindre. Ils ne se soucient pas autant que vous de votre entreprise.

Votre travail consiste à ce qu’ils s’intéressent à vous. Pour ce faire, ne pensez pas au pitch de votre point de vue, mais selon celui du journaliste. Demandez-vous : y a-t-il une histoire ici? Cela correspond-il au type de reportages couvert par le journaliste? Est-ce que mon argumentaire se démarque?

Voici donc quatre points à garder en mémoire pour se mettre dans les chaussures d’un journaliste que l’on veut atteindre :

1. Les journalistes sont des gens très occupés. Vous devez leur donner une raison d’ouvrir et de répondre à votre courrier électronique.
2. Les journalistes s’intéressent aux histoires, pas à la promotion de votre entreprise juste pour le plaisir de le faire.
3. La pertinence est la clé. Il est tout aussi important de cibler le bon journaliste que d’écrire un bon courriel.
4. Les médias sociaux offrent de nouvelles opportunités pour nouer des contacts personnels avec les journalistes.

On dit souvent que les relations avec les médias deviennent de moins en moins importantes, car il est de plus en plus facile pour les entreprises de communiquer directement avec leurs consommateurs (c’est-à-dire que les relations publiques concernent de plus en plus le public). Je ne vais pas le nier. Cependant, il est indéniable que la couverture médiatique reste un moyen très efficace de toucher un grand nombre de personnes en peu de temps et de bâtir la renommée de votre marque. Si vous souhaitez obtenir une couverture médiatique, vous devrez vous assurer que votre argumentaire soit créatif et pertinent, en plus de l’envoyer au bon moment.

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