Avez-vous les ressources internes pour tenir votre comptabilité?

Je rencontre au quotidien des moyennes et des petites entreprises ayant toutes le même besoin : s’offrir les meilleurs outils pour tenir leur comptabilité. Les moyennes entreprises ont les ressources internes pour faire le travail, mais les plus petites doivent souvent faire appel à un comptable externe et parfois, tout le travail est donné à l’externe.

Pour faire suite à l’article « La comptabilité, un mal nécessaire » écrit par Isabelle Tremblay du Groupe Hébert Crispo, je vous propose une méthode de travail qui vous aidera à mieux suivre vos opérations, à simplifier le traitement de votre comptabilité et à économiser tout en profitant de l’expertise de votre comptable. Cet article s’adresse surtout aux petites entreprises qui hésitent entre faire leur comptabilité et la donner en impartition à leur firme de comptables.

La configuration de base

Avec la popularité du « Cloud », il existe plusieurs logiciels comptables reconnus qui sont disponibles en ligne dont entre autres :

• Acomba
• Sage One
• Quickbooks

En utilisant une de ces solutions, vous pourrez faire la grande portion de votre comptabilité soit :

• Facturer vos clients
• Encaisser vos clients
• Payer vos fournisseurs
• Gérer votre inventaire

Vous avez déjà fait le gros du travail!

Que reste-t-il à la fin du mois? Il est facile de penser qu’environ 75 % du travail de la comptabilité est déjà fait, qu’en plus vous avez vos recevables à jour et que vous avez déjà une bonne idée de votre chiffre d’affaires. Lorsque vous avisez votre comptable, il n’y a aucun transfert de données à faire, il doit simplement se connecter sur votre logiciel qui est en ligne et finaliser son travail :

• Paie
• Conciliation bancaire
• Régularisations
• Remise de taxes
• Préparation des états financiers internes

Vous avez peur du Cloud?

Si vous ne voulez pas profiter des avantages du Cloud ou si vous avez déjà un logiciel comptable en place, il est possible d’offrir un accès externe à votre comptable. Il existe différentes méthodes, dont l’utilisation d’une connexion de bureau à distance (votre technologie doit le permettre), l’installation d’un « client » sur un poste de votre organisation avec lequel votre comptable se connecte au besoin comme TeamViewer par exemple. Il faut idéalement éviter le transfert de copies de sauvegarde et préconiser un travail dans un même environnement.

Excellez dans votre domaine d’expertise

Si vous optez pour cette méthode de travail, vous allez ainsi maximiser les forces de chacun : la vôtre est de gérer votre entreprise et celle de votre comptable est de vous fournir une information financière claire sur votre entreprise. En plus, il gardera une connaissance profonde de votre entreprise afin de prodiguer des conseils stratégiques.

Benoit Laprise
CPA, CMA – VTM2
www.vtm2.ca
[email protected]