Vous la voyez sur vos écrans, dans votre agenda, sur les babillards, dans vos livres, vos rapports, vos factures, et même sur vos Post-its. Vous l’entendez à la radio, à la télévision, de la bouche de vos collègues, vos clients, vos fournisseurs, etc. Vous êtes entourés d’information. Elle est partout.

L’apparente omniprésence de l’information fait en sorte que nous oublions parfois le rôle essentiel qu’elle joue dans nos vies, et ceci inclut bien sûr la vie au travail et dans les affaires.

En effet, la plupart du temps, on prend pour acquis que l’information est là, et lorsqu’il y a le moindre problème avec elle – qu’elle soit manquante, difficile à comprendre ou embêtante à utiliser – on apprend généralement à contourner ou à « vivre avec » ce problème.

Or, peut-être aurions-nous tous avantage à chiffrer les inconvénients causés par une perte de contrôle sur l’information dans nos activités d’entreprise. Par exemple, avez-vous déjà calculé le temps que vous pouvez perdre à chercher de l’information, à vous casser la tête pour en dégager du sens ou vous demander quoi faire avec celle que vous avez chez vous?

Et si on tenait compte de tous les bénéfices que peut nous apporter une information exploitée et gérée intelligemment, comme une ressource stratégique?

Qu’est-ce que l’information?

Commençons par définir ce que nous entendons ici par information, question d’en saisir le sens et la portée, en particulier dans le contexte d’affaires. Voici une définition pratique de l’information :

L’information, c’est une connaissance qui a été rendue visible ou audible à travers un médium, à l’aide un code compréhensible par un être humain. C’est aussi une donnée mise en contexte, que son utilisateur peut comprendre.

Est-ce une là une définition satisfaisante? Oui, cette notion d’information est large, et c’est tout à fait normal, puisque toute information, peu importe sa forme, peu importe le support, qu’elle soit tangible ou non, peut influencer la marche de vos affaires.

Le rôle stratégique de l’information

L’information joue un rôle-clé de plusieurs points de vue pour votre entreprise, et c’est vrai autant pour celle que vous cherchez et surveillez activement, celle que vos employés et vous-même créez (vous savez, c’est celle qui se trouve dans vos documents et vos bases de données, celle qui s’accumule dans vos classeurs et vos serveurs), et bien sûr celle que l’on communique volontairement lorsque l’on croit que celle-ci mérite votre attention ou celle de vos collègues.

Éclairer vos décisions

Le savoir, c’est le pouvoir. Vous connaissez cette expression? En effet, ce que vous savez sur ce que vous êtes, notamment par rapport à la concurrence, ce que vous avez fait dans le passé, et pourquoi vous êtes rendus où vous êtes, et finalement ce que vous projetez comme image aux yeux de vos clients et vos parties prenantes (incluant vos partenaires, vos employés et vos investisseurs), a tout avantage à être considéré dans votre prise de décision.

Par exemple, l’information que vous cherchez et surveillez activement dans votre environnement externe vous permet notamment de savoir ce que font vos compétiteurs, connaître les tendances dans votre industrie et les opportunités qui se présentent dans les marchés que vous visez.

Vous pouvez aussi chercher de l’information  pour comprendre ce qui s’est passé et ce se passe à l’intérieur de votre organisation. En fait, saviez-vous que la grande majorité de l’information (plus de 70%) qui est vraiment utile pour la poursuite de vos activités se trouve déjà chez vous?

Pour vous aider à voir clair dans votre environnement externe, des spécialistes en veille stratégique et en intelligence économique peuvent traquer qui se passe dans votre secteur d’activité, et maintenir l’œil sur vos concurrents. Des bibliothécaires spécialisés en information d’affaires peuvent chercher pour vous dans les meilleures sources d’information, et préparer des résumés pour vous faciliter la lecture. Enfin, certains spécialistes en marketing peuvent aussi mesurer votre réputation en ligne (e-reputation).

À l’interne, les experts de l’analytique des données ou de l’intelligence d’affaires peuvent vous aider à trouver une mine d’or de renseignements dans votre montagne de données (ce qu’on appelle Big Data). Des archivistes et des spécialistes de la gestion électronique des documents (GED) organisent vos documents, qu’ils soient sur un support physique ou informatique, pour que vous puissiez les retracer rapidement et vous référer à tout ce qui a laissé une trace et qui peut servir de preuve éventuellement.

Assurer la bonne marche de vos opérations

L’information est une sorte de courroie de transmission pour votre entreprise. Elle assure les liens entre les différentes parties de votre véhicule, et vous permet d’avancer dans la bonne direction, en toute cohésion avec vos décisions. Elle vous mène plus facilement à destination, vous et votre équipage.

Premièrement, l’information que vous communiquez à votre personnel lui permet d’être au courant de votre vision et vos orientations, et les mettre au parfum des activités à venir et des bons coups de vos meilleurs joueurs et équipes. De la même manière, les enquêtes à l’interne servent à recueillir le pouls du terrain pour vous soyez au courant de ce qui se passe sur le « plancher des vaches ».

Enfin de compte, une information qui circule bien entre les gens d’une même équipe et entre les départements assure la fluidité des opérations, et favorise la synergie et un bon climat de travail.

Quand on l’arrime avec une stratégie de rétention des employés et d’engagement du personnel, des enjeux intimement liés et non moindrement importants dans le domaine des ressources humaines, la communication interne est une bonne source de vitalité, et jusqu’à un certain point, favorise une ambiance de travail agréable.

Apprendre et améliorer vos pratiques

C’est finalement en bonne partie grâce à l’information (combinée à l’expérience) que votre organisation apprend les bonnes pratiques dans votre domaine. C’est avec elle que vos employés se mettent à jour et se perfectionnent.

En complément de la formation en personne, où l’information s’évapore trop souvent, dû à la capacité limitée de notre cerveau de mémoriser tout par nous-mêmes, l’information enregistrée sur un support, dans un format adéquat, qu’elle soit visuelle ou sonore, constitue un savoir réutilisable, et permettre le transfert de connaissances en différé, au rythme d’apprentissage souhaité.

C’est aussi un excellent vecteur pour familiariser un nouvel employé à son environnement de travail avec un maximum d’autonomie. Un bon guide de l’employé peut éviter que la recrue doive interroger ses collègues pour des questions élémentaires ou chronophages, telles que À qui dois-je m’adresser pour avoir telle d’information? Pour minimiser les dérangements et les interruptions de parts et d’autres, ce type d’information a avantage à être connue dès le départ.

Qu’on la trouve dans les guides qui accompagnent les formations, les capsules vidéo dans les tutoriels interactifs, ou les bons vieux livres et les brochures, quand l’information est disponible et accessible, et surtout, en premier lieu, que son existence est connue, l’ensemble du personnel est gagnant, autant du point de vue du temps économisé que du sentiment de considération et de satisfaction qui est généré.

Peut-on gérer l’information comme toute autre ressource?

Lorsque nous parlons de gérer de l’information, nous parlons en fait de gérer les moyens de rendre accessible, compréhensible et utilisable cette information. Certains parlent de gouvernance de l’information, pour mettre l’emphase sur votre pouvoir d’orienter judicieusement les actions qui permettent d’utiliser l’information comme une véritable ressource stratégique.

Comme on a pu le voir, ce que vous choisissez de faire avec l’information influence grandement le fonctionnement de votre entreprise et l’efficacité de vos opérations. Conséquemment, les orientations que vous donnez à votre entreprise méritent d’être accompagnées d’une stratégie informationnelle cohérente.

Chez Influide, nous voyons aussi l’information comme une matière malléable, que l’on peut modeler, recycler en d’autres formes, notamment des produits d’informations, telles que des capsules, des affiches, ou des répertoires d’expertise. Les nouvelles technologies ont grandement rehaussé les possibilités d’exploiter astucieusement l’information. Voilà une raison de plus de croire qu’elle est définitivement une ressource que l’on peut gérer, maitriser et exploiter.

Comment Influide peut vous aider à tirer profit de l’information?

Nous avons présenté ici quelques avantages et avenues possibles pour exploiter l’information pour vos affaires. Nous vous avons aussi présenté différentes professions dont la raison d’être est de travailler, non seulement avec l’information, mais aussi sur l’information.

Or, ce sont tous des experts avec qui nous nous allions pour améliorer et optimiser vos environnements informationnels et les éléments-clés qui les composent. Nous parlerons plus en détail du concept d’écologie informationnelle dans un prochain billet.

Que ce soit pour l’enjeu auquel vous faites face, notre spécialité est avant tout d’analyser rigoureusement votre situation et vous conseiller judicieusement avec des solutions concrètes, adaptées à votre réalité, et toujours alignées avec vos objectifs. Il nous fera également plaisir de vous accompagner dans la mise en place de ces solutions.

Par nos diagnostics éclairants, nous trouvons pour vous ce qui fonctionne pour vous, et vous permettrons d’atteindre plus rapidement vos objectifs, dans les meilleures conditions.

Félix Arseneau
Conseiller stratégique en gestion de l’information – Influide
influide.ca
[email protected]
(514) 692-4004