2 étapes simples pour récupérer 691 heures de productivité par année

Dans les entreprises, il existe de nombreuses sources de perte de temps. Saviez-vous que la recherche de documents en est l’une des principales ? Non seulement la recherche de fichiers, mais la duplication des versions, ainsi que la mauvaise gestion des dossiers peuvent vous coûter cher…

Une étude de l’IDC (International Data Corporation) a révélé que les travailleurs passent environ 36 % de leur temps à la recherche de documents. Sceptique ? Amusez-vous à faire l’exercice dans votre propre entreprise et constatez les résultats par vous-même… Par employé, cela correspond à environ 14,4 heures par semaine, 57,6 heures par mois et 691 heures par année — gaspillées à rechercher de l’information que vous détenez déjà ! Même si vous avez une petite compagnie d’une dizaine d’employés, cela représente 6910 heures par année. Imaginez ce que votre entreprise pourrait faire avec 6910 heures de plus par année !

Cette même étude a aussi révélé que 39 % des utilisateurs corporatifs ne pouvaient trouver l’information nécessaire pour accomplir leur travail quotidien. Non seulement perdent-ils leur temps à essayer de la trouver, mais au final, ils ne la trouvent tout simplement pas.

Voici 2 étapes simples pour vous aider à gagner du temps.

Étape 1 : Établissez un standard de nommage pour vos fichiers

Créez un organigramme faisant état de qui se rapporte à qui et incluez une brève description des tâches de chacun. Ensuite, considérez tous les types de documents que les utilisateurs travaillent.

Pourquoi un standard de nommage ? Parce que c’est la clé du repérage facile de vos fichiers. Si vous n’avez pas standardisé la façon dont vous nommez vos fichiers, chaque employé va utiliser la méthode qu’il croit être la meilleure.

Comment peuvent vite dégénérer les bonnes intentions ?

À titre d’exemple, voici comment nommer un fichier peu mal tourner :

• Vous recevez une facture qui s’intitule pdf pour du travail de réparation sur une imprimante à vos bureaux.
• Vous la recevez, mais décidez d’y ajouter plus d’informations en modifiant le nom pour ARS_facture­_imprimante.pdf.
• Vous la faites suivre à quelqu’un à la facturation et cette personne modifie le nom à Facture_mai_réparation_imprimante.pdf et la place dans le dossier ARS sur votre serveur de fichiers.

Au final, vous vous retrouvez avec de nombreux doublons et vous ne saurez plus identifier la bonne version. Dans quelques mois, trouver ce document pourrait être impossible. Étant donné que chacun a changé son nom après l’avoir visionné, cela devient un véritable cauchemar de consolider tous les documents. Vous allez devoir les trouver, les renvoyer, ou encore pire, avoir à les redemander et les refaire acheminer. Vous venez de perdre trois heures de productivité sur une simple facture.

Concevoir le schéma de nommage

Voici quelques règles à suivre pour que vos documents soient faciles à trouver :

1. Choisissez bien vos caractères ; 

2. Utilisez une convention de nommage courte pour vos clients réguliers ; 

3. Utilisez un format de date facilement repérable par ordre chronologique ; 

4. Incluez suffisamment d’information pour une recherche facile ;

5. Utilisez un format d’abréviation standard pour certains types de fichiers ;

6. Ajoutez un numéro de version après la date.

Étape 2 : Établissez une structure de dossier pour accueillir vos fichiers

Même si c’est tentant de rechercher en utilisant un nom de fichier, ce n’est pas toujours le meilleur chemin à prendre. Vous avez des milliers, même des dizaines de milliers de fichiers ! Parfois, les gens doivent parcourir beaucoup de chemin pour les retracer. Ici aussi, quelques règles simples peuvent vous faciliter grandement la tâche.

1. Évitez les longs noms de dossiers et structures hiérarchiques complexes ; 

2. Pour les dossiers, utilisez le même type de solution de nommage qu’à l’étape 1 ; 

3. Créez un dossier qui servira de gabarit.

Comment mettre en place ce nouveau système ?

Faire le ménage des dossiers peut sembler une tâche titanesque. Voici ce que je suggère :

Créez une nouvelle structure dans laquelle vous glisserez l’information pertinente. Travaillez un certain temps avec la nouvelle et l’ancienne structure pour ainsi n’y déposer que les fichiers pertinents. Vous détruirez ou archiverez ensuite l’ancienne version. En faisant cet exercice, vous diminuerez considérablement le nombre de fichiers — et donc le nombre de doublons. Vous gagnerez en espace de stockage. Du coup, pourquoi ne pas en profiter pour revoir les droits d’accès de vos fichiers ?

Le temps passé à trier l’utile de l’inutile est incroyablement long — à moins que vous ayez une équipe que vous pouvez assigner uniquement à cette tâche de nettoyage pendant une semaine ou plus.

Ceci est un résumé des actions à prendre pour augmenter votre productivité, mais d’autres éléments sont à prendre en considération.

Imaginez ce que vous pourriez faire avec 691 heures de plus par année par employé !

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Source : Schubmehl, Dave. “Unlocking the Hidden Value of Information.” IDC-community.com

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Simon Fontaine
Président — ARS Solutions
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