Le Congrès Quartier des affaires du Québec, l’envers du décor avec Fadi Khalil

C’est au Château Royal, à Laval, que se tiendra la 3^e édition du Congrès Quartier des affaires du Québec (CQAQ), le 19 octobre prochain. Un tel événement se planifie. Vous en doutez ? Voici un aperçu de l’activité qui se passe en coulisses.

Mais d’abord, revoyons la mission du CQAQ, dont l’idée originale revient à Jonathan Riendeau, président du Réseau des gens d’affaires du Québec (RGAQ). Ce dernier, le RGAQ, propose une foule d’activités de réseautage, des formations et des conférences à ses membres. Il visait toutefois plus haut. Son objectif, selon Fadi Khalil, directeur marketing du CQAQ : « avoir le plus gros événement de l’année, quelque chose de vraiment marquant » qui rassemblerait tous les entrepreneurs et les professionnels de la province du Québec, pour les aider à tous les niveaux. Au cœur de cette journée : le réseautage. Ça commence par un déjeuner d’affaires, avant d’entamer le congrès où ateliers et conférences seront présentés en parallèle au salon d’exposition, pour finir par un cocktail réseautage, moment idéal pour favoriser les échanges et l’établissement de partenariats d’affaires, mais aussi pour développer une problématique rencontrée en entreprise avec les experts et autres professionnels sur place.

À penser

Près d’un an de préparation est nécessaire pour orchestrer un événement comme le CQAQ. « Ça demande des réunions régulières, au moins deux fois par mois », précise M. Khalil.

• Désignation du lieu: Pourquoi Laval ? « Pour une question de logistique », affirme-t-il simplement. Le Château Royal est accessible tant physiquement que monétairement. Il permet aussi d’accueillir entre 2500 et 3000 personnes.
• Marketing: Promouvoir l’événement auprès des visiteurs, mais aussi auprès des exposants et pour attirer des conférenciers et formateurs de renom. Les uns dépendent des autres, ils sont interreliés.
• Ressources humaines: En plus des quatre membres du comité organisateur, nombreux sont les bénévoles qui verront au bon déroulement de l’événement le jour J (autour de 40 personnes). Chacun a une description de tâches bien précise et des objectifs clairs à réaliser ou à respecter.
• Coordination: Avec plus de 25 conférences réparties dans trois grandes salles et dix ateliers partagés entre deux autres, l’horaire de chacun doit être réglé au quart de tour. Le nombre de places est également limité pour chacun. Cette facette de l’organisation comporte aussi l’élaboration du plan d’aménagement des kiosques et l’aspect sécuritaire des lieux.
• Choix des conférenciers/formateurs en atelier: Des ressources humaines aux ventes, en passant par les lois, l’import/export, la commercialisation et un brin de motivation, les thématiques sont spécifiquement ciblées pour favoriser le développement de toute entreprise, de ses gestionnaires et de son personnel. La sélection des sujets est pensée de sorte que le participant ressorte avec des idées nouvelles et le désir d’approfondir ses connaissances en la matière.

Les défis en quatre V

« Des défis, il y en a beaucoup », souligne M. Khalil. Voici les principaux :

• Valeur ajoutée: Ne présente pas une conférence qui veut ! Un conférencier doit d’abord se qualifier en fonction de son expertise et du thème abordé.
• Vente de kiosques: Le nombre d’experts d’un même domaine est limité. C’est ce dosage, cet équilibre, qui permet d’élargir les horizons des professionnels sur place.
• Visibilité: Dénicher les commanditaires et partenaires de l’événement, mais aussi satisfaire leurs attentes par une visibilité accrue.
• Visiteurs: En gardant en tête la capacité d’accueil du Château Royal, les organisateurs doivent s’assurer de la présence d’un nombre suffisant de visiteurs pour rentabiliser l’événement, mais sans excéder la marge de beaucoup. Tout est une question de sécurité.

Qualités requises

Pouvoir travailler en équipe serait LE critère à retenir. Bien sûr, la mise en place d’un tel événement nécessitera aussi un sens aigu de l’organisation, tant au nouveau des ressources que de l’accès à l’information, et une coordination efficace des tâches, qu’elles soient distinctes ou complémentaires. La persévérance, l’entraide et la capacité de dénicher les bons outils pour mener à bien l’événement sont également des caractéristiques appréciables.

Que souhaiter au comité organisateur ? Que tous soient contents, du visiteur à l’exposant ou aux experts présents, conférenciers ou formateurs !

Pour plus de détails sur le CQAQ, consultez son site Web.

Pour découvrir l’entreprise de Fadi Khalil, consultez son site Web