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Un diagnostic du climat organisationnel pour améliorer le climat de travail

Un diagnostic du climat organisationnel peut vous aider lorsque vous constatez que le taux de roulement ou le taux d’absentéisme sont en hausse, que la productivité et la qualité du travail sont en baisse, que les conflits se multiplient, que les griefs augmentent, bref, que les indicateurs sont au rouge. Perceptions des employés ? Faits concrets ?

Comme dans une gestion de conflits, mieux vaut ne pas tarder pour passer à l’action lorsque vous remarquez de tels signaux d’une dégradation du climat de travail au risque qu’ils se détériorent encore davantage. Je le dis régulièrement : la diligence n’est pas la précipitation. Vous pourriez penser que la problématique est liée à un élément, vous presser à apporter des correctifs, et vous rendre finalement compte que les résultats de vos actions ne sont pas ceux attendus. Vous n’avez peut-être pas agi sur ce qu’était l’enjeu principal.

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Crédit photo: Tim Gouw

Pour cibler les bonnes actions à entreprendre et mettre votre énergie à la bonne place, il faut vous arrêter et comprendre quels sont les réels enjeux afin que vos interventions soient bénéfiques rapidement. Les différents éléments sont-ils liés à un changement à venir, à des rumeurs, à une récente réorganisation, à des conflits latents ou à d’autres qui durent depuis longtemps ?

Quoi qu’il en soit, soyez convaincu qu’il y a des coûts, souvent élevés, reliés à un mauvais climat de travail. Ces coûts qui peuvent être chiffrés facilement, sans oublier les coûts cachés : les pertes d’opportunités. Cumulés, ils sont énormes.

Une analyse du climat organisationnel, qu’est-ce que c’est ?

L’analyse du climat organisationnel vient évaluer, entre autres choses, le sentiment de fierté et la qualité de la communication au sein de l’entreprise. Très souvent, elle met en lumière des problématiques internes : politiques et procédures non comprises ou non appliquées, incivilité, objectifs flous, communication défaillante, problème lié à la supervision, etc. Une analyse du climat organisationnel peut être réalisée à petite échelle, dans un seul département, par exemple, ou dans des départements interdépendants, ou encore pour l’ensemble d’une organisation.

Une analyse du climat organisationnel doit être faite de façon impartiale et confidentielle. Les employés doivent se sentir en confiance, et la personne qui réalise le diagnostic est tenue de ne pas avoir de préjugés sur une situation ou sur un groupe d’employés. L’exercice doit être réalisé dans une réelle ouverture d’écoute et de compréhension puisqu’il y a souvent des décalages entre ce qui est perçu par la direction de l’entreprise et ce qui se vit du côté plus opérationnel.

Vous pourriez apprendre que vos employés sont davantage mobilisés à chercher un autre emploi, qu’ils ne recommanderaient pas votre entreprise à un ami ou à un membre de leur famille, que les procédures auxquelles vous tenez ne sont pas respectées ou, encore, que certains des gestionnaires n’endossent pas les décisions de la direction ou qu’ils n’ont pas autant d’empathie que vous le pensez. Autant d’exemples de situations rapportées lors d’un diagnostic de climat organisationnel. Un terreau fertile au manque de productivité.

Concrètement, comment cela se passe-t-il ?

Il est avant tout primordial que la direction de l’entreprise s’engage de bonne foi dans un tel processus, qu’elle l’endosse et le communique. Inévitablement, un tel processus va créer des attentes auprès des employés. Il est donc essentiel que la direction soit prête à accepter et à gérer les attentes que celui-ci peut créer et, bien entendu, à assumer les changements qui seront nécessaires suite aux résultats de l’analyse. S’engager dans une analyse du climat organisationnel demande du courage managérial, car il faudra endosser les enjeux qui en ressortent et être prêt à corriger les situations. Ne pas les prendre en considération aurait des conséquences encore plus négatives : votre crédibilité et la confiance des employés envers l’organisation baisseraient.

Le processus doit être structuré et les outils sont multiples dans un même processus de diagnostic : rencontres de groupes, rencontres individuelles, questionnaires, analyse de diverses politiques de l’organisation. Vous devriez tout d’abord vous assurer d’avoir une bonne représentativité si vous réalisez l’exercice pour l’ensemble d’une entreprise. Les personnes qui y participent devraient être issues de la direction, de l’administration, des employés, etc.

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Crédit photo: Lyndsey Marie

Les rencontres de groupes sont un défi. Certains auront tendance à prendre toute la place, d’autres se contenteront d’écouter. Mais attention, ils peuvent se contenter d’écouter, car ils n’osent pas prendre la parole et non parce qu’ils n’ont rien à dire. C’est à la personne qui mène ces rencontres d’aller chercher leurs commentaires ou d’être attentive à leur non verbal pour rebondir dessus. Enfin, il est évident que les groupes sont faits pour que les personnes soient en confiance pour s’exprimer, elles ne le feraient pas ouvertement en présence d’un gestionnaire ou d’un membre de la direction. Les groupes doivent rester naturels et représentatifs de la réalité quotidienne des personnes. Il est probable qu’une personne au service de la comptabilité ne vive pas les mêmes choses que l’employé au service à la clientèle. Ils travaillent tous les deux dans la même entreprise, mais n’ont pas le même quotidien, ce qui ne signifie pas que vous ne retrouverez pas des éléments communs à la fin.

Les rencontres individuelles sont réservées aux personnes qui n’ont pas un groupe de travail naturel (personnes de la direction, certains professionnels). Mais des rencontres individuelles peuvent également être faites avec des employés qui en font la demande et qui sont donc plus propices à des témoignages de situations particulières vécues par la personne elle-même.

Un questionnaire peut aussi être rempli. Il doit venir tester des sphères qui ne sont pas nécessairement abordées dans les rencontres de groupes ou individuelles. L’analyse devra donc prendre en considération toutes les données recueillies. Les enjeux principaux devraient ressortir facilement, car ils auront été corroborés et qu’ils seront revenus souvent dans les conversations.

L’aspect primordial dans cet exercice est de garantir aux personnes la confidentialité de leur témoignage et de respecter cet engagement.

Et ensuite ?

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Crédit photo: Antenna

La personne qui réalise le diagnostic du climat organisationnel doit être en mesure de produire des recommandations. Le but est de donner les pistes d’améliorations à mettre en place pour :

  • restaurer le climat de travail ;
  • augmenter l’engagement des employés ;
  • rétablir la communication et la collaboration ;
  • réduire les taux des indicateurs problématiques (moins d’absences, moins de démissions) et, donc, les coûts associés au désengagement, au manque de productivité, etc.

Suite à une analyse du climat organisationnel, il est important de poser des gestes rapidement, mais également d’assurer un suivi de la démarche quelques mois plus tard pour valider que le plan d’action mis en place a les effets positifs escomptés sur les enjeux identifiés. Ce suivi peut permettre des ajustements et augmenter encore davantage les effets bénéfiques recherchés.

Comment qualifiez-vous le climat de travail dans votre entreprise ? Y a-t-il des indicateurs qui mériteraient une réflexion particulière ?

Crédit photo à la une: Joshua Davis
Severine Paladini est consultante en ressources humaines et relations de travail et fondatrice de « Expertise H2H ». Elle est membre de l’Ordre des conseillers en ressources humaines agréés et titulaire d’un baccalauréat en Relations industrielles de l’Université Laval, à Québec.
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Expertise H2HExpertise H2H accompagne les entreprises dans leurs enjeux de ressources humaines et de relations de travail. Expertise H2H propose également la prise en charge d’enquêtes internes, dont les plaintes de harcèlement, la formation de vos gestionnaires, l’impartition ou la mise en place d’une structure Ressources humaines. www.expertise-h2h.com
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