Le traitement de la paie à l’externe: une économie?

L’erreur n’est pas permise dans le traitement des paies et c’est connu. Autant auprès d’un employé qu’auprès du gouvernement. Les pénalités et intérêts ont tendance à grimper rapidement. C’est pourquoi plusieurs craignent le traitement de la paie et optent pour les services de traitement de paie externes offerts par plusieurs organismes. Dans cet article, je ne prendrai aucune position, mon objectif est surtout de démontrer certains faits qui pourraient vous faire réfléchir pour la décision de donner votre paie en impartition.

Les étapes de traitement d’une paie

Selon une étude effectuée¹, le travail fait à l’interne représente 83 % de tout le temps consacré à la production de la paie, qui se répartit comme suit :

Vos tâches :

• La création et la maintenance des dossiers des employés comptent pour 14 %;
• La compilation des données de paie, des avantages sociaux et des vacances comptent pour 69 %;

Les tâches en impartition :

• Le calcul des paies, l’émission des chèques ou transferts de fonds, les remises gouvernementales comptent pour 8 %;
• Les fins de périodes telles que la production des T4 et Relevé 1 comptent pour 9 %.

Le travail en impartition pour lequel vous payez ne compte que pour 17 % du traitement global. Sans oublier la correction des erreurs qui arrive malheureusement à l’occasion et qui nécessite une coordination plus compliquée avec le service de paie.

Les coûts réels de l’impartition

Il est facile de quantifier les coûts réels de la production de la paie avec une grille tarifaire détaillée. Ce qui devient plus difficile à calculer est le coût relié au paiement des remises gouvernementales. Il s’agit en fait du coût de la perte des flux de trésorerie, car le montant total de la paie incluant les remises est prélevé à la date de la paie et même quelques jours avant, alors que les remises gouvernementales sont faites quelques semaines plus tard. Le calcul est simple à faire et peu représenter un montant important.

La responsabilité et l’expertise

Il ne faut pas penser que la responsabilité est transférée à la firme qui traite votre paie. Vous restez toujours responsables pour l’application des règles fiscales, pour les remises périodiques et pour la préparation des rapports et formulaires. Cette firme peut offrir les conseils par un expert en paie, mais vous pouvez aussi obtenir ces mêmes conseils via votre expert-comptable!

En conclusion, la décision d’impartir le traitement de votre paie demande une bonne réflexion et selon moi, la décision finale dépendra surtout de la disponibilité à l’interne des ressources plutôt que l’économie de coût.

Votre paie est donnée en impartition? Est-ce que vous avez le sentiment de vous libérer de tâches et de responsabilités? Si oui, indiquez-moi en quoi vous êtes libéré!

¹ Hughes Boisvert, l’analyse comparative des processus d’affaires. Gérer la paie, Éditions du Renouveau pédagogique.

Benoit Laprise
CPA, CMA – VTM2
www.vtm2.ca
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