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Finissez plusieurs projets plus rapidement

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Laissez-moi deviner… Vous travaillez dans une entreprise et vous participez à dix projets simultanément. L’équipe de gestion de l’entreprise entend parler de l’Agilité partout sur le marché, trouve ça cool et veut suivre la vague. Malheureusement pour vous, leur compréhension de l’adoption de l’Agilité ça veut aussi dire que votre équipe et vous devez continuer de travailler sur tous vos projets en même temps.

Vous sentez-vous débordés? Est-ce que vous et votre équipe vous sentez frustrés et démunis relativement à cette situation? Vous savez, il existe une solution et celle-ci commence par vous questionner sur ce qui devrait arriver afin que vous et votre équipe puissiez vous concentrer sur un seul projet à la fois.

Mon équipe et moi avons travaillé avec plusieurs agences et petites entreprises au cours des dernières années. Avant leur transition vers l’Agilité, plusieurs d’entre elles étalaient leurs efforts sur plusieurs projets en même temps tout en étant guidées par la voix du client qui criait le plus fort.

Pourquoi devez-vous travailler sur plusieurs projets à la fois? La réponse que je reçois habituellement c’est parce que l’équipe doit répondre le plus rapidement possible aux besoins des clients. Cependant, par expérience je sais que souvent le vrai défi se trouve dans la crainte d’avoir à gérer les attentes de leurs clients.efficacite

Cette figure présente le problème d’efficacité lorsqu’une personne travaille simultanément sur plusieurs projets. Chaque fois qu’une personne passe d’un projet à l’autre, elle doit se remettre dans le contexte et reprendre le travail là où elle l’a laissé la dernière fois. Ce qui prend dix à quinze minutes pour se préparer pour la journée est multiplié chaque fois que la personne passe à un autre projet.

Il n’y a pas de solutions magiques quant au nombre de projets qu’une équipe de développement peut réaliser simultanément. En fait, ceci dépend beaucoup de la taille des projets et de la capacité de l’équipe. Dans un certain contexte, une équipe de cinq à six personnes peut travailler sur deux projets à la fois. Toutefois, dans un autre contexte, cette même équipe pourrait passer tout un sprint sur un seul gros projet.

La capacité de partager et de répartir le travail parmi les membres de l’équipe d’un même projet est un des facteurs qui pourrait vous guider dans votre prise de décision. En gros, vous ne retirerez pas autant d’avantages si l’équipe entière travaille sur un même projet, mais qu’essentiellement tout le monde se marche sur les pieds.

Imaginons que l’on désire mobiliser l’équipe entière sur le même projet pour un sprint complet. Un sprint (ou itération), c’est une période fixe de deux à quatre semaines pendant laquelle toute l’équipe travaille ensemble afin de livrer un incrément fonctionnel du logiciel.

Si vous pouvez accepter cette possibilité, la prochaine question pour vous est la suivante : pendant combien d’itérations est-ce que l’équipe devrait travailler sur ce même projet? Est-ce que c’est une bonne idée pour une équipe de se concentrer entièrement sur un projet pour plusieurs itérations consécutives ou est-ce que l’équipe devrait plutôt se concentrer sur un projet différent à chaque itération? Lorsque vous arrivez à ce genre de dilemme, c’est ici que la gestion des attentes de vos clients devient cruciale dans l’équation.

La principale plainte que j’entends concernant le fait qu’une équipe se concentre sur un ou deux projets seulement au cours d’un sprint, c’est le temps de réponse de la part des clients pour du contenu, des tests ou des commentaires. Si ceci est votre problématique, je vous invite à revoir votre mode de communication et de collaboration avec vos clients.

En Agilité, la planification continue est très importante. De fait, il est crucial de négocier avec votre client la disponibilité des membres de son personnel dont vous aurez besoin au cours d’une itération, et ce, à l’avance. Si vous ne le faites pas, votre demande va leur sembler comme une demande de dernière minute. Vous réduisez ainsi leurs chances de satisfaire vos besoins ou de répondre à vos demandes.

Si l’on revient à la collaboration et à la communication avec vos clients. Il est important de comprendre qu’un des buts de l’Agilité est de rapprocher les clients du processus de développement afin d’assurer de livrer un maximum de valeur, et ce, le plus rapidement possible.

Dans cette optique, en tant qu’entreprise, il est important de vous poser la question sur la façon dont vous désirez réinventer votre expérience avec vos clients afin de les impliquer le plus rapidement possible dans votre processus Agile. Il faut toutefois aussi savoir que ce ne sont pas tous les clients qui vont être ouverts à travailler en si proche collaboration avec vous. Ainsi, il est important de bien vous ajuster à vos clients existants afin de ne pas les perdre. Cependant, comment pouvez-vous bâtir une relation différente avec de nouveaux clients?

Parfois, ce que j’entends, c’est un commentaire du genre : « Mais voyons, je ne peux pas dire à mon client que je ne vais pas travailler sur ses choses pendant deux semaines. » À ceci, je réponds que ça dépend beaucoup de la définition qu’on a de « travailler sur ses choses ». Au lieu de développer du code au cours d’une itération, quelqu’un d’autre dans l’entreprise pourrait collaborer avec le client dans la définition des besoins de ce dernier, ce qui aidera l’équipe à mieux se préparer pour son travail.

En ce qui concerne les relations avec les clients, le point sur lequel il est important de se questionner c’est la façon dont vous traitez vos clients. Les traitez-vous comme des partenaires? Si vous éprouvez un malaise à dire à un client que vous ne travaillerez pas sur ses choses, ceci peut être un symptôme d’une relation qui a besoin d’être rebâtie sur de nouvelles bases.

Donc, si vous avez encore dix projets pour chacune de vos équipes, que devriez-vous faire maintenant? Est-ce qu’une équipe devrait mettre ses efforts sur uniquement un ou deux projets par itération? Ceci dépend toujours de la capacité de l’équipe. Par exemple, si une équipe a un concepteur, des développeurs et des intégrateurs. Qu’arriverait-il si vous proposiez que toute l’équipe travaille sur un seul projet? Est-ce que certains membres de l’équipe seraient réticents? Est-ce qu’ils refuseraient en disant que c’est impossible? Une bonne question à leur poser dans ce cas-là, c’est : « Que s’est-il passé la dernière fois qu’ils ont essayé de travailler comme ça? »

Cette question peut provoquer une réaction intéressante, car ils n’ont possiblement jamais essayé de le faire. Ainsi, ils laissent une crainte prendre le dessus plutôt que de tenter l’expérience. Parfois, il peut être utile pour une équipe de tenter l’expérience pour quelques itérations afin de faire des apprentissages et de s’ajuster par la suite. Dans le contexte de sprints de deux semaines, le coût de cette expérience n’est pas très élevé. Au pire, l’équipe fait l’essai pendant deux semaines et arrête l’expérience. Toutefois, si l’équipe réussit, ça ouvre un tas de possibilités pour votre entreprise.

Quelle autre stratégie permettrait de réduire le nombre de projets dans votre portefeuille de projets si une équipe se concentrait sur un seul projet à la fois? La solution la plus évidente est de créer d’autres équipes multidisciplinaires pouvant travailler sur des projets. Lors de la création de nouvelles équipes, il est important de s’assurer que celles-ci auront des membres avec une combinaison de talents leur permettant de réaliser le plus de types de projets possible.

Vous devez réduire le nombre de projets dans votre portefeuille de projets avant de donner de nouveaux projets aux équipes. Au minimum, tentez de ralentir le rythme d’entrée de nouveaux projets afin de permettre aux équipes de se rattraper. Lorsque vous aurez réduit votre lot de projets existants, vous serez plus en mesure d’établir un rythme constant dans vos équipes, et ceci vous permettra également de vous rapprocher de vos clients lors de la réalisation de nouveaux projets.

Steffan Surdek
Coach Agile – Pyxis Technologies