Êtes-vous un Indiana Jones de l’information?

Quel(s) rôle(s) joue l’individu dans la gestion de l’information de l’entreprise?

Dans le billet L’information est-elle une ressource stratégique pour vous, je disais que la façon d’utiliser et de tirer profit de l’information, peu importe où elle se trouve et peu importe la forme qu’elle prend, a un impact considérable sur vos activités d’affaires.

Or, pour exister, l’information doit forcément tirer sa source de quelque part, et pour avoir une réelle utilité, avoir une raison d’être précise. En effet, l’information qui existe chez vous (et même ailleurs) ne se génère pas toute seule, et de manière totalement arbitraire.

De toute évidence, ce sont les gens qui créent, utilisent et diffusent cette information, et dans un but qui leur appartient. Qu’ils le fassent bien ou de travers, pour de bonnes ou de mauvaises raisons, là s’arrête la question.

L’individu, au cœur d’un écosystème d’information

C’est important de tenir compte du rôle de l’individu dans l’environnement d’information qui se construit à travers toute l’entreprise, car c’est avant tout ce rôle qui explique la complexité, comme la richesse, de cet environnement.

C’est aussi un élément déterminant dans le succès d’une saine gestion de l’information. Je parle de l’individu en tant qu’utilisateur d’information, mais aussi de celui qui produit, qui organise et qui communique l’information à l’interne.

Tout un chacun, nous contribuons à une bonne ou une mauvaise gestion de l’information dans nos organisations. Chacun, à sa façon, devient un acteur déterminant pour assurer, entre autres, le bon fonctionnement des activités à l’interne, par un accès efficace et une utilisation optimale de l’information au travail.

En effet, nous contribuons collectivement :

• À construire et à défaire un ensemble de lois et de règles, choisies ou subies, pour assurer une cohérence dans nos façons de faire (ça devait pourtant être si simple!);
• À plus ou moins réussir à mettre en place lesdites « bonnes pratiques » dont nous avait parlé un enthousiaste conférencier qui semblait pourtant très convaincant;
• À douter des mesures dites incontournables, censées apporter plus d’efficacité au travail, qui deviennent finalement inapplicables.

Ah oui, et ça, c’est quand on décide de s’en occuper! Le déni, le fatalisme, ça existent bel et bien dans le domaine de la gestion de l’information!

Des fonctions déterminantes

Je vous propose de vous présenter quelques acteurs-clés, dont la fonction est d’assurer la cohésion et l’efficacité de cet environnement. Peut-être en faites-vous partie, sans le savoir? Est-ce un rôle qui dort en vous? Ou jouez-vous plusieurs rôles, en partie?

Puisqu’il s’agit d’images inspirées du concept de l’écologie informationnelle, en partie empruntées au modèle de T.H. Davenport, j’utiliserai aussi la métaphore de l’environnement naturel pour illustrer ces rôles.

• L’aventurier
• L’écologiste
• Le biologiste

Le rôle de l’aventurier

Imaginez-vous dans la peau d’un Indiana Jones perdu en pleine forêt amazonienne. Vous avez peine à voir où vous pouvez aller tellement la végétation est abondante. Coincé, vous savez qu’il vous faudra survivre pour un bon moment dans ce milieu.

Or, si vous êtes un aventurier futé, vous savez aussi que dans cette immense forêt se trouvent des milliers d’espèces d’arbres, de plantes et d’autres végétaux de différente nature.

Mission : repérer et identifier

En bon aventurier, vous avez pris soin d’apprendre à repérer et identifier les espèces pour savoir utiliser celles qui vous seront les plus utiles et les plus profitables pour survivre. En effet, vous aurez probablement besoin de plantes et arbres, notamment pour :

• vous nourrir;
• vous défendre;
• vous construire un abri;
• vous soigner (si vous êtes malade).

Maintenant, dites-moi : est-ce que les ressources que vous utiliserez seront les mêmes pour les mêmes fonctions? Utiliserez-vous un arbre pour vous nourrir, une fougère pour vous défendre, ou des ananas pour vous construire un abri?

De la même manière, certaines informations seront utiles à certaines fins, et d’autres, pour d’autres. Savoir quoi faire avec chacune d’elle, et surtout en connaître l’utilité, un jeu d’enfant?

Facile!

Parfois, c’est très simple. Des coordonnées qui apparaissent sur la carte d’affaires d’un client potentiel? Je les ajoute à mon carnet d’adresses ou mon CRM pour le relancer plus tard.

Un rappel d’une rencontre importante reçue par courriel? Je copie les détails dans mon calendrier pour m’en rappeler le jour même et pour éviter des conflits d’horaire. Bingo!

Facile?

En revanche, certains cas sont plus embêtants.

Par exemple, cet article que j’ai trouvé sur le web mérite-t-il mon attention? Vaut-il la peine que je le lise maintenant, que je le sauvegarde pour le lire plus tard, ou encore le transférer à un collègue? À quoi va-t-il me servir? Quelle valeur y attribuer? En fonction de quels critères?

Et puis, quel sort réserver pour un dossier de projet qui vient de se terminer? Y a-t-il eu des règles établies à ce sujet? Est-ce qu’on le met de côté? Est-ce qu’on retire certaines parties devenues moins cruciales? Et comment déterminer ce qu’on va conserver, et où?

Êtes-vous aventurier?

Le rôle de l’aventurier, c’est d’abord celui du prospecteur d’information. Celui qui est capable de déterminer avec assurance ce qui a une valeur ou non, et pour quelles fins. Puisque l’on parlait d’Indiana Jones, on aurait pu parler d’archéologue de l’information.

C’est une personne douée pour effectuer des recherches précises, avec les meilleures stratégies, peu importe où se trouve l’information. C’est aussi celle qui sait ce qui est possible de faire avec l’information, pour quelles fins, etc.

Côté professionnel, on peut penser aux spécialistes en veille stratégique, aux bibliothécaires et aux archivistes, selon le cas. Chez Influide, ces spécialistes sont nos alliés pour vous offrir le meilleur.

Soit, peut-être sommes-nous un peu tous et toutes prospecteurs d’information, mais sommes-nous tous des aventuriers aguerris?

Prochain billet : Le rôle de l’écologiste

Félix Arseneau
Conseiller stratégique en gestion de l’information – Influide
influide.ca
[email protected]
(514) 692-4004