Un texte de Photo de l'auteur Benoit Laprise 2 juillet, 2014
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Devenir Sans-Papier

Trop souvent je vois du gaspillage de papier dans les entreprises. Les bonnes vieilles habitudes qui dictent d’imprimer plusieurs rapports et formulaires sont toujours très présentes. Posez-vous la question : est-ce vraiment nécessaire d’imprimer? La réponse est souvent simple : si vous pouvez réimprimer les rapports en tout temps, n’imprimez plus ces rapports!

DÉBARRASSEZ VOUS DE VOS CLASSEURS

Sans entreprendre des démarches de mise en place de systèmes sophistiqués de gestion .pdfdocumentaires, voici quelques trucs qui vous permettront de récupérer de l’espace dans votre bureau : Utiliser les PDF : imprimer vos rapports obligatoires tels que les états financiers sur une imprimante PDF et achetez-vous un bon écran pour les visualiser au besoin. En plus, tout le monde pourra les consulter facilement. Numérisez vos documents : procurer vous un « scanner » efficace de bureau et numérisez vos
documents tels que les factures fournisseurs ou lettres du gouvernement. Numérisez vos dossiers : au lieu de créer une chemise « papier », créez un répertoire sur votre serveur et mettez-y les documents importants tels que les devis signés, les bons de livraison signés et tout autre document. Structurez votre serveur : afin d’avoir un système opérationnel, il est primordial de bien structurer votre arborescence de fichiers et de répertoires. Il est impératif d’avoir une structure intuitive et de bien la communiquer au sein de l’organisation. N’oubliez pas configurer la sécurité pour que vos fichiers confidentiels ne soient pas disponibles à tous!

INTÉGRATION AVEC VOTRE COMPTABILITÉ

Il est possible de rattacher vos documents à certains logiciels de comptabilité. Si vous pouvez rattacher un fichier dans votre interface de saisie de facture par exemple, profitez-en pour y rattacher le devis ou le bon d’expédition signé du client. Pour ceux qui veulent aller plus loin, allez y avec une solution documentaire intégrée qui permettra de faire suivre l’ensemble des documents dans le flux transactionnel de votre logiciel. Cette dernière option est souvent coûteuse et non accessible à tous.

PROTÉGEZ VOS DOCUMENTS

N’oubliez pas de mettre en place une politique stricte de sauvegarde de vos documents en cas de perte de données.

Benoit Laprise
CPA, CMA – VTM2

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Benoit Laprise

Analyste d'affaires chez VTM2 Technologies, CPA, CMA et expert des logiciels comptables, il est reconnu pour sa compétence et son efficacité.

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    Eddie Darac
    Juil 30, 2014 at 16 h 03 min

    Bonjour! Très intéressant votre article. Notre entreprise s’appelle Gestion Bureau sans papier alors c’est des amis qui m’ont parlé de ce que vous faites. Excellent travail M. Laprise

    Vous devez être très occupé comme le témoigne votre profil linked in mais si vous voulez jaser un de ces quatre, j’en serais ravi.

    Je viens d’être désigné par Entrepreneuriat Laval comme conférencier pour l’Université Laval à ce niveau alors c’est un sujet qui me passionne

    Bonne semaine!

  • reply
    Benoit Laprise
    Août 5, 2014 at 17 h 22 min

    Je serais très intéressé à en discuter avec vous! En effet, c’est un sujet qui me passionne!

  • reply
    Anick Vallières
    Août 23, 2014 at 21 h 06 min

    Bonjour! Effectivement, c’est un article très pertinent et à propos. J’ai une entreprise qui s’appelle Techno Secrétaire située à Lévis sur la Rive-Sud de Québec. J’aide les entrepreneurs à s’organiser physiquement et virtuellement. J’offre la numérisation des documents pour démontrer aux entrepreneurs que diminuer son empreinte écologique commence par devenir technologique. J’aimerais bien aussi entrer en contact avec vous. Et même vous M. Darac, nous pourrions en discuter ensemble?

  • reply
    Natalie Bissonnette
    Août 25, 2014 at 9 h 10 min

    Bonjour,

    Votre article est intéressant, mais malheureusement comporte des lacunes. J’aimerais donc apporter quelques précisions supplémentaires.

    Vous mentionnez qu’il est important de « Structurez votre serveur : afin d’avoir un système opérationnel, il est primordial de bien structurer votre arborescence de fichiers et de répertoires.” Par contre, d’entrée de jeu, vous dîtes: “Sans entreprendre des démarches de mise en place de systèmes sophistiqués de gestion documentaires (sic)”. Ces deux énoncés sont complètement contradictoires. En effet, pour bien structurer une arborescence, il faut s’appuyer sur les principes de la gestion documentaire. Cette dernière fournit les outils nécessaires à une saine gestion documentaire, soit proposer un plan de classification pour organiser la documentation l’organisation et dresser un calendrier de délais de conservation des documents qu’ils soient sous format technologique ou papier permettant d’établir combien de temps garder des documents en fonction des lois et des besoins des utilisateurs.

    Aussi, vous parlez « Numérisez vos documents : procurer vous un « scanner » efficace de bureau et numérisez vos documents”. Cependant, vous oubliez de dire quoi faire avec vos documents en format papier restant. Garder ou détruire? Un calendrier de conservation aiderait dans ce sens. De plus, si les documents en format papier sont numérisés puis détruits, le processus doit suivre des règles strictes pour s’assurer de garder l’aspect légal du document (voir Loi concernant le cadre juridique des technologies de l’information). La loi est souvent oubliée dans les exercices de numérisation des documents et les documents numérisés ne répondent pas aux normes pour pouvoir servir de preuve en cour.

    Pour en savoir plus sur le sujet, consultez un archiviste. Il vous fournira tout le soutien nécessaire à vos projets d’organisation de l’information.

    • reply
      Anick Vallières
      Août 25, 2014 at 21 h 42 min

      Je suis d’accord avec vous Madame Bissonnette nous ne pouvons pas tout supprimer les documents c’est pourquoi je dis à mes clients mieux vaut un bureau allégé en papier que sans papier… cette article est tout même pertinent car il démontre que les entrepreneurs ont maintenant le désir de construire un bureau virtuel et non qu physique. Nous pouvons maintenant jumeler les deux avec les normes en vigueur.

      • reply
        Benoit Laprise
        Août 27, 2014 at 6 h 41 min

        Vous avez tout à fait raison! Il faut marcher avant de courir.

    • reply
      Benoit Laprise
      Août 27, 2014 at 6 h 39 min

      Bonjour,
      Je suis content de voir que mon article suscite des discussions. Il existe des façons de structurer un serveur sans avoir à travailler avec des systèmes de gestion documentaires. J’en suis la preuve vivante. Je travaille avec les PME et il faut souvent être créatif afin d’offrir des conseils simples mais efficace. Je sais fortement qu’il existe des spécialiste de l’archivage, mais à petite échelle, il existe aussi des solutions et des stratégies accessibles. C’est pourquoi je ne fais aucune recommandation sur la destruction de documents….

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