6 étapes pour une réunion productive

Les réunions sont nécessaires pour communiquer des informations à un groupe d’employés, pour échanger des idées, des stratégies et faire le suivi sur les dossiers. Elles servent aussi à planifier les étapes d’un projet; à harmoniser tous les partis impliqués.

Vos réunions sont-elles mal préparées? Ou mal dirigées?

Au-delà de préparer un ordre du jour, c.-à-d. une liste des sujets qui seront traités durant la réunion, établissez avec autant de soin votre cadre de fonctionnement des réunions (c.-à-d. la manière dont ces sujets seront adressés), diffusez-le, et surtout, appliquez-le, tout le temps.

1. Une seule personne mène la réunion;
2. Ralliez l’équipe vers l’objectif commun: le client;
3. Définissez les comportements attendus, par exemple :
   • Écoutons sans juger;
   • Parlons sans accuser;
   • Chaque participant ne représente pas son service, il est plutôt un collaborateur au projet;
   • Nos questions visent la compréhension des problèmes;
   • Nos commentaires visent l’exploration des solutions;
   • Chaque secteur impliqué respecte son échéancier;

4. Nommez les comportements non souhaités, par exemple;
   • Aucune interruption lorsqu’un collaborateur s’exprime;
   • On ne prend la parole que lorsqu’accordée;
   • Si celui qui parle s’éloigne du sujet, tourne en rond, déroge du cadre : la parole lui sera retirée;
   • Si celui qui parle est mal préparé et retarde le déroulement de la réunion, la parole lui sera retirée;
   • Agressivité non tolérée; en geste, parole ou en attitude;

5. Identifier les prochaines étapes dans un consensus, avec dates d’échéance précises;

6. Ayez le courage managérial;
   • Confrontez les gens qui ne démontrent pas les attitudes souhaitées;
   • Renforcez les nouvelles routines de réunions en affichant votre cadre dans tous les lieux de réunion;
   • Mettez l’accent sur les processus et la finalité ;

Sylvie Guinois
Développer des meneurs inspirants
www.sylvieguinois.com