10 trucs pour être moins souvent… en retard!

Aaaah! Les retards… Ils sont de plus en plus fréquents dans nos vies de tous les jours. Beaucoup de gens passent leurs journées à courir après le temps… sans arriver à le rattraper. Êtes-vous de ceux et de celles qui sont en retard rarement, à l’occasion, souvent ou tout le temps? Savez-vous pourquoi? Voici quelques trucs qui vous aideront à l’être… un peu moins!

1. Commencer sa journée sans être capable de se lever, ça part très mal. De plus, vous risquez de courir pour vous rattraper. Pour vous aider, levez-vous 15-30 minutes plus tôt. Je dis bien de vous LEVER, pas de SNOOZER durant ce temps. Partir une journée en retard, à la course et stressé n’est pas agréable. Si vous vous levez un peu plus tôt, vous gagnerez le temps requis pour faire votre routine du matin avec le sourire!
2. Vous êtes prêt à partir, mais vous ne trouvez pas vos clés… misère. Vous fouillez pendant 15 minutes pour vous rendre compte qu’elles sont dans le fond de votre sac. Se chercher, c’est aussi une des causes fréquentes des retards. Pour vous en sortir, rangez toujours — j’ai bien dit toujours — vos choses importantes au même endroit (ex.: clés, portefeuille, sac, etc.). Quand on prend le temps de remettre les choses au même endroit en tout temps, on ne se casse pas la tête à les chercher. Essayez! Vous ne vous chercherez plus et gagnerez beaucoup de temps.

Je fais cette technique depuis un bon moment et, malgré que je ne sois pas une personne très ordonnée, je ne cherche jamais mes clés!

3. De façon générale, les gens en retard ont souvent un manque d’organisation. Eh oui! C’est la triste vérité. Pour arriver à l’être moins, mettez de l’ordre dans vos idées. Trouvez d’abord la ou les sources de votre/vos retards. En sachant le pourquoi, on peut penser à des solutions, de vraies et de bonnes solutions, comme l’exemple de se lever 15-30 minutes plus tôt.
4. Prévoyez… l’imprévisible! Oui, oui! Laissez de l’espace dans votre agenda pour faire face aux aléas de la vie. Si votre agenda est toujours surchargé et qu’un imprévu survient, qu’arrivera-t-il? Vous serez doublement en retard et vous ne pourrez peut-être pas déplacer un élément vers une autre case puisque vous êtes déjà trop booké. Soyez flexible! Oui, parfois, vous pouvez remettre des rencontres ou des choses que vous aviez prévu faire. Il ne faut pas vous gêner. Cependant, ne vous mettez pas trop de rendez-vous fixes dans une même journée. Gardez-vous de la place entre vos rencontres, sachant que celles-ci durent souvent plus longtemps. Ça vous laissera du temps, entre deux, pour faire un retour d’appel important ou un suivi de dossier, retourner au bureau, répondre à des courriels, etc.

J’adore ce principe! Je déplace souvent des trucs pour mieux maximiser mon temps et je garde toujours de l’espace dans mes journées. Bon, elles finissent toujours par être bien remplies, mais ça, c’est la vie!

5. Une autre bonne astuce est celle-ci : déterminez le temps que vous mettez sur chaque chose à faire dans votre journée. Ç’a l’air un peu extrême dit comme ça, mais si vous êtes toujours à courir après le temps, cette idée pourra sûrement vous aider. Commencez la journée en vous faisant une liste de choses à faire et prévoyez le temps nécessaire pour l’effectuer. Soyez réaliste avec le temps que vous accordez à chaque chose et respectez-le! C’est facile d’amorcer un projet, une tâche, mais c’est beaucoup plus difficile de le/de la terminer. En appliquant cette technique, vous vous concentrerez davantage sur le temps qu’il vous reste pour finaliser votre tâche dans le délai donné. Si c’est une rencontre de 30 minutes avec un client, ne soyez pas gêné d’informer celui-ci du temps que vous avez à lui accorder. Lorsque la rencontre tire à sa fin, concluez le tout avec douceur pour rester dans vos temps. Si elle devait s’étirer, proposez à votre client de remettre le tout prochainement en lui rappelant que vous devez partir.

Je travaille fort sur cette technique! Se donner des deadlines, ça aide beaucoup à diminuer les retards, mais aussi à moins procrastiner! Ha ha! Je me dis alors que je dois finir telle tâche avant le dîner au lieu de : « bah! J’ai toute la journée, pas de stress » et de courir à la fin de la journée parce que ce n’est toujours pas terminé. Oups!

6. Vous êtes en train de terminer quelque chose avant une rencontre. Le temps file, vous avez presque fini. Vous rushez, voulant absolument mettre la touche finale avant de partir parce qu’au point #5, je vous ai dit que c’était votre mission d’achever votre tâche dans le délai que vous vous êtes donné. Ha ha! Sachez que parfois, ça ne marche pas! Même si vous y êtes presque, vous devez partir pour être à l’heure à votre prochaine rencontre. Arrêtez-vous là, vous reprendrez à votre retour. Ça ne vous donne rien de finir à la presse, tout croche. Vous n’en sortiriez pas gagnant.
7. Les déplacements… une vraie belle source de retard! Quand ce n’est pas le trafic, c’est le stationnement, la construction, alouette! On sous-estime beaucoup le temps de déplacement et c’est souvent la raison principale des retards de bien des gens (comme moi!). Vérifiez d’avance le temps de déplacement pour déterminer votre heure de départ, voir s’il y a du trafic à cette heure, connaître le meilleur chemin, etc. À ce temps, ajoutez 10-15 min. À vous de voir! Il faut trouver le lieu, vous stationner, y aura-t-il un accident, un embouteillage ou un détour sur la route cette journée-là? Prévoyez… l’imprévisible (point #4)! Ça arrive à tout le monde d’être pris dans le trafic ou d’avoir quelques minutes de retard. Si c’est le cas, faites-le savoir rapidement à la personne qui vous attend. Il n’y a rien de plus fâchant qu’attendre après quelqu’un!

Je travaille fort sur ce point. Je pars trop souvent à la dernière minute et c’est la raison principale de mes retards (quand j’en ai).

8. Des notes, des to-do lists, des Post-its, des rendez-vous à votre agenda… si vous êtes du genre à tout oublier, mettez de l’ordre dans tout ça. Trouvez-vous des outils, des rappels pour mieux vous organiser. Notez vos choses à faire, vos commissions, vos rendez-vous. Oublier des choses, c’est encore pire qu’être en retard (ex.: oublier un rendez-vous avec un client, ça paraît mal). Faites-vous quelques notes en début de journée pour voir vos priorités, les rendez-vous fixes et ce qui peut se faire n’importe quand durant la journée. Au fur et à mesure qu’elle avance, barrez les choses que vous avez accomplies. C’est très gratifiant et ça montre que vous avez accompli des tâches dans votre journée.

J’adore les listes, ça m’aide à progresser dans mes journées.

9. Les lundis… Ah! Le retour au travail. Le lundi ne doit pas être une journée trop remplie. On y fait souvent des suivis, des retours de courriels ou d’appels pour se remettre à jour du week-end. Si vous commencez la semaine avec un lundi déjà très rempli de rendez-vous fixés pendant la précédente, en plus de la remise de dossiers à des clients, vous arriverez brûlé à la fin de la journée, et en retard! Les lundis sont faits pour se mettre à jour et travailler sur ses priorités de la semaine, et ce, de façon flexible. Ça libère de la place pour les imprévus qui se présentent la fin de semaine.

Je ne place jamais de rencontres le lundi, vraiment jamais! Je regarde d’abord mon agenda de la semaine : mes rencontres prévues, mes projets en cours, etc. J’organise mon horaire et je mets à jour ma to-do list. Ensuite, j’attaque mes retours de courriels (je réponds rarement à mes clients la fin de semaine). Je fais mes derniers suivis de courriels le vendredi, en fin de journée, et je reprends le tout le lundi matin. Je pars ensuite ma semaine à travailler sur mes dossiers selon l’ordre de priorité établi tout en respectant mes délais pour ne pas être… en retard!

10. Le dernier truc et non le moindre: faites vos choses une journée à l’avance! Oh oui! Vous avez bien lu une journée avant votre deadline. Vous avez une présentation à faire le mercredi, des documents à préparer, etc. Vous faites comme si tout avait lieu le mardi! Préparez les documents, imprimez-les, mettez-les dans les dossiers et hop! Le tout dans votre sac. Ç’a l’air extrême comme ça, mais c’est tellement agréable et satisfaisant de finir quelque chose sans être à la course, stressé. De plus, si jamais votre imprimante manque d’encre, vous n’êtes pas mal pris, vous avez encore du jeu. Vous avez oublié quelque chose dans votre document, vous avez encore le temps de faire la correction. Ça, c’est prévoir l’imprévu et finir une tâche sans se stresser. De plus, envoyer quelque chose à un client une journée à l’avance, ça paraît vraiment bien, non?

Cette technique est de loin ma préférée. Je dirais même que ç’a changé ma vie d’entrepreneure (et perso)! Je fais tout une journée à l’avance. Je suis beaucoup plus en contrôle de mon temps sachant que je ne suis pas à la dernière minute. L’essayer, c’est l’adopter!

Sur ce, je vous laisse. Je ne veux pas être en retard pour aller chercher ma fille à l’école! Hi, hi!

Crédit photo à la une : Alice Moore

Crédit 2e photo : Mohamed Nohassi

Crédit 3e photo : Max Brown

Crédit 4e photo : Scott Webb