La comptabilité et les transactions électroniques pour la PME

Souvent on me demande d’intervenir afin d’analyser les processus et d’optimiser le travail au quotidien avec les logiciels de comptabilité en place. Évidemment, cette démarche peut être longue et rigoureuse. Par contre, il est très facile d’utiliser des fonctions intégrées afin de traiter électroniquement plusieurs transactions, ce qui augmente considérablement et rapidement la productivité. Avec l’augmentation du prix des timbres, l’utilisation des fonctions électroniques des logiciels devient un incontournable.

Commençons par la base

Plusieurs ont tendance à croire qu’une bonne vieille facture imprimée sera payée plus rapidement et ne sera pas perdue. J’ai plutôt tendance à croire le contraire! Avec la technologie disponible aujourd’hui, il n’y a aucune raison de ne pas envoyer l’ensemble des formulaires par courriels en format PDF tels que :

• Factures
• Commandes fournisseurs
• Confirmation de commandes des clients

Pour les états de compte de vos clients, vous devriez être en mesure de les envoyer « en un seul clic » à tous vos clients. Une procédure qui est souvent fastidieuse devient maintenant simple en plus de faire économiser combien de timbres et d’enveloppes!

Cessez d’imprimer vos chèques

Dans le même ordre d’idée, le paiement électronique par transfert de fonds devient un incontournable également. Vous êtes-vous questionné sur le travail de préparation d’un chèque? Que ce soit pour un fournisseur ou un employé, le temps d’impression, de signature, d’insertion dans une enveloppe, de mise à la poste, du coût de l’enveloppe et du timbre, du temps de l’employé, ça monte rapidement! La plupart des logiciels de comptabilité, même ceux à 200 $, offrent des fonctions de transferts de fonds qui permettent, de façon sécurisée :

• De générer un fichier global pour l’ensemble des paiements à effectuer
• D’envoyer par courriel un avis de transfert de fonds pour les fournisseurs
• D’envoyer par courriel un talon de paie pour les employés

En plus d’être économique, il s’agit d’un avantage non-négligeable pour ceux qui encaissent leurs fonds 2 à 3 jours plus tôt et qui n’ont pas besoin de se déplacer à la banque! N’oubliez pas, la mise en place des paiements électronique nécessite une coordination avec votre institution financière.

Allez un peu plus loin

Pour pousser un peu plus loin la démarche, certains logiciels permettent l’intégration de la préparation des remises de taxes, des remises de déductions à la source (DAS) ainsi que la préparation des cessations d’emploi. Ces fonctions ont comme principal avantage l’élimination d’une double saisie donc d’une erreur potentielle. Ces fonctions sont par contre réservées aux spécialistes de la comptabilité!

Avez-vous fait l’effort de mettre en place une politique de transactions électroniques dans votre organisation? Pour vos paiements ou pour l’envoi de vos factures?

Benoit Laprise
CPA, CMA – VTM2
www.vtm2.ca
[email protected]