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Savez-vous gérer vos documents selon leur valeur ?

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Des espèces vulnérables dans votre écosystème documentaire

Dans toute entreprise, on retrouve de l’information sous différentes formes (textes, images, sons, etc.) consignée dans des documents sur différents supports, le plus souvent en version électronique ou sur papier.

Or, tous ces documents, peu importe leur forme ou leur support, ne sont pas tous de la même nature et n’ont pas la même valeur. Certains méritent une attention particulière. Certains sont plus précieux que d’autres, ou vous demandent un encadrement plus rigoureux.

Vous pouvez, par exemple, conserver certains documents pour des raisons de conformité devant une loi, tels que vos livres comptables. Certains contiennent de l’information confidentielle, que vous devez protéger contre le vol et l’intrusion, et d’autres, de l’information stratégique, que vous souhaitez préserver pour poursuivre vos activités de manière optimale. Enfin, certains, parce qu’ils attestent une décision ou une transaction, peuvent servir de preuve pour vous défendre en cour. Ce ne sont là que quelques exemples, et les documents ont souvent plus d’une caractéristique.

De l’information « enregistrée » pour vous protéger

Les paroles s’envolent, mais les écrits restent, dit le dicton. En effet, l’information consignée sur un support a plus de poids qu’un simple échange oral. La mémoire est une faculté qui oublie, en dit un autre. Transférer sur un support externe de l’information dont on a pris connaissance à un moment donné est une bonne habitude à prendre. C’est vrai aussi au travail et en affaires.

Bien qu’au Québec la communauté des professionnels de l’information (notamment les archivistes) utilise principalement le terme archives, on pourrait aussi très bien nommer enregistrements les documents qui sont créés ou reçus par les entreprises, pour calquer l’anglais Records, dans l’expression Records Management.

En effet, dans cette expression, on peut saisir le sens des informations que contiennent ces documents, ces enregistrements ont une empreinte temporelle. Un enregistrement a été fait — ou un document a été créé — à une date précise, suite à une action ou à une décision, par exemple. Il scelle une information dans le temps et devient le témoin, la mémoire ou la trace d’un évènement. Le moment de sa création, de sa consignation ou de son enregistrement sur un support est souvent un élément essentiel dans la valeur d’usage de l’information.

Le document, peu importe sa forme, se doit aussi d’être authentique et fidèle à ce qui a été convenu ou capté. Le terme enregistrement, avec sa connotation de « capture » ou de « transposition » de la réalité, évoque bien cette idée.

Des principes pour vous aider à gérer vos documents selon leur valeur

C’est aussi avec le terme enregistrement qu’ont été traduits les Generally Accepted Recordkeeping Principles®[1], de l’organisation ARMA International. ARMA signifie justement Association of Records Managers and Administrators. La traduction, une initiative montréalaise, est à saluer, par ailleurs.

Ces « Principes », qui tiennent en quelques pages seulement (et accessibles gratuitement sur le site d’ARMA), permettent à toute personne — incluant maintenant tous ceux qui lisent le français — de saisir rapidement les enjeux entourant la gestion de ces « documents d’activité », ces « artéfacts » ou ces « archives » (on cherche encore le terme juste !) qui se trouvent quelque part dans l’entreprise. Peu importe le terme que vous emploierez, vous avez tout intérêt à vous assurer d’une saine gestion de ces précieux documents pour vous protéger et éviter des désagréments.

Comme dans tous les domaines, la prévention coûte souvent moins cher que la réparation. Il pourrait être un investissement judicieux de vous renseigner aujourd’hui sur les bonnes pratiques, plutôt que d’être surpris par ce qui pourrait causer votre perte demain.

[1]En français : Principes de tenue des enregistrements


Félix Arseneau
Conseiller stratégique en gestion de l’information – Influide
influide.ca
[email protected]
(514) 692-4004

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