Une présentation qui a de l’impact : la structure (Partie 2)

Vous devez livrer une conférence sous peu. Après y avoir bien réfléchi, vous avez soigneusement choisi votre sujet, l’angle vous semble idéal et vous avez bien étudié le contexte. Que faire de toutes ces informations ?

Maintenant que votre réflexion est terminée, il est temps de bâtir votre présentation. Servez-vous de tous les renseignements amassés précédemment.

La structure d’une bonne présentation est la même que celle d’un texte : une introduction, un développement et une conclusion. Pourquoi réinventer la roue ? La seule différence : on ne parle pas comme on écrit. Par exemple, on n’utilise pas de lien en communication orale pour enchaîner nos idées comme on le fait en écrivant (de plus, en effet, cependant, etc.).

C’est pourquoi il ne faut pas rédiger votre présentation comme s’il s’agissait d’un texte. Il faut plutôt se donner une structure en mots-clés pour dresser l’ordre de vos idées. La livraison sera ainsi beaucoup plus naturelle.

Si un complément visuel est nécessaire (parce que vous êtes dans une grande salle, parce que vous avez accès à un projecteur ou à une télévision), vous pouvez le créer.

L’introduction

Elle doit durer 10 % du temps global de la présentation. Une bonne façon de se démarquer des autres demeure justement de peaufiner l’introduction et la conclusion, car elles sont souvent négligées.

La plupart des gens y vont d’une introduction minimaliste : « Bonjour, je m’appelle X. Je suis content d’être avec vous aujourd’hui et je vais vous parler de trois sujets… » Leur conclusion se borne à : « Voilà, avez-vous des questions ? »

L’introduction devrait présenter trois segments. Le premier est ce que les humoristes vont appeler le punch in ou l’accroche. C’est le moment où l’on va chercher l’attention des gens.

Quelques suggestions qui fonctionnent bien : commencer par une petite histoire, une anecdote, une question. Si vous faites rapidement intervenir les gens, vous capterez plus aisément leur intérêt.

L’accroche la plus rapide et la plus simple reste de dire « Bonjour… » et d’attendre une réponse. La plupart des gens ne répondront pas, car ils ne savent pas si vous attendez une réponse de leur part. Alors, vous devrez répéter en insistant davantage : « Bonjour ! » Quand la salle répondra, vous aurez obtenu l’attention du public en deux mots.

Si votre auditoire n’est pas conquis d’avance, utilisez à votre avantage un exemple ou une croyance forte liés à votre sujet afin d’accrocher son attention : « Qui aujourd’hui avait envie de passer deux heures à entendre parler de gestion de portefeuille en vue de la retraite ? Mais qui a envie de savoir quel niveau de vie il pourra se permettre à la retraite ? » Si vous avez mis le doigt sur ce qui préoccupe votre public, vous aurez gagné son attention.

Une fois que tout le monde vous écoute et que vous avez suscité la curiosité, il est temps de vous présenter brièvement, ainsi que votre entreprise.

Le dernier segment consiste à expliquer globalement le déroulement de votre présentation pour lui donner une orientation claire. Les gens acceptent de suivre quelqu’un qui sait démontrer où il va et qui semble sûr de lui. C’est un peu comme partir en voyage et résumer votre itinéraire. On ne veut pas trop de détails, mais on désire connaître les grandes lignes.

L’argumentation

C’est le cœur de la présentation. Il est important de bien préparer l’enchaînement des idées et d’établir la progression des arguments, du plus faible au plus fort.

Une bonne argumentation :

• Est claire et peut être comprise par un enfant de 10 ans ;
• Est imagée ;
• Est ponctuée d’exemples concrets ;
• Possède un vocabulaire simple et précis — les mots les plus simples sont les plus efficaces.

Pour bien faire passer votre message, vous pouvez utiliser un montage PowerPoint qui illustre et appuie vos arguments, ou un tableau qui présente les mots-clés et les idées principales. Tous ces outils peuvent être intéressants, mais ils ne doivent pas prendre toute la place, c’est-à-dire votre place.

Une diapositive doit être lue et comprise en trois à cinq secondes. On ne doit pas y trouver de phrases complètes, mais uniquement des idées sous forme de liste, ou des images.

La capacité d’attention d’un auditeur est limitée. Il est donc important de varier le rythme de la présentation et les moyens qui servent à illustrer vos propos. Par exemple, on brise le tempo en posant des questions au public, en faisant participer un spectateur à un exercice, etc. Soyez originaux !

L’humour aide aussi beaucoup à détendre l’atmosphère et à accrocher le public. Sans être un humoriste professionnel, vous pouvez donner une étincelle à votre présentation par le choix d’exemples farfelus ou rigolos. Et comme la réalité dépasse souvent la fiction, vous trouverez certainement des anecdotes qui rendront votre présentation plus vivante. Il est aussi possible de trouver des pensées intéressantes dans des répertoires de citations.

Si vous avez une promotion ou un service dont vous voulez informer l’auditoire, c’est le temps d’en parler. On le fait après avoir présenté son argumentation, mais on ne termine pas là-dessus, car on veut plutôt laisser le public sur une image reliée à notre expertise. C’est donc le moment d’en parler avant de conclure.

La conclusion

La conclusion, comme l’introduction, doit être courte, percutante et apprise par cœur. Elle doit représenter environ 10 % du temps global de la présentation.

Elle se fait aussi en trois étapes. En premier lieu, annoncez que vous passez à la fin de votre présentation. Par exemple : « Il me reste deux minutes pour vous parler de… » ou « Avant de passer à la période de questions, je veux vous rappeler que… »

L’objectif de cette étape est de réveiller votre auditoire. Ce changement renouvellera l’attention et vous donnera environ 30 secondes pour repasser votre message, selon La clé de la communication, des auteurs Andrew Newberg et Mark Robert Waldman.

Puis, faites une synthèse (pas une répétition) du message pour montrer à votre auditoire le chemin parcouru depuis le début de la présentation. Dans un troisième temps, amenez les gens à agir et à se réapproprier ce qu’ils ont appris, en les laissant sur une pensée inspirante, par exemple en leur lançant un défi. Soyez dynamique jusqu’à la fin.

Maintenant que vous avez tous les outils pour organiser vos idées, mettez-les en forme et ne manquez pas la dernière chronique pour savoir comment livrer votre présentation de manière percutante le jour J.

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Annie Bienvenue

Coach d’affaires, formatrice et conférencière en communication verbale et non verbale
JPL Communications inc.
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www.jeanpierrelauzier.com
450 444-3879