Quels sont vos critères pour jeter vos documents ?

Que ce soit un certain nombre de fois par jour, au fur et à mesure, quand le besoin se fait sentir ou à l’occasion d’un grand ménage, vous aurez sans doute à vous débarrasser de certains documents, en particulier ceux qui traînent sur votre bureau, dans votre classeur ou même dans des boîtes, par exemple.

Je parle bien de documents au sens traditionnel, c’est-à-dire ceux qui écrits sur le bon vieux papier, soit à la main ou à l’aide d’une machine (une imprimante, généralement), mais on pourrait aussi inclure les enregistrements sonores ou vidéo qui sont placés sur un support magnétique ou optique, par exemple. À la limite, on pourrait considérer les documents informatiques, sauf que, contrairement aux précédents, ils ont la particularité d’occuper beaucoup moins d’espace que les autres, et leur support est souvent presque invisible.

L’important ici, c’est qu’il s’agisse de n’importe quel type de document qui soit produit ou reçu dans le cadre de vos fonctions et dans votre vie personnelle. Un Post-It sur lequel vous avez écrit «Appeler Serge» est un document. Un dépliant promotionnel récupéré d’un kiosque que vous avez visité lors d’une foire commerciale est un document. Les notes imprimées d’une présentation PowerPoint sur lesquelles vous avez écrit vos propres commentaires forment aussi un document. Toute inscription, toute transcription, tout enregistrement sur un support quelconque, voilà la définition que nous donnons ici au terme document.

Évidemment, le point qui nous intéresse davantage, le plus souvent, c’est le document sur un support papier, puisqu’il est le support le plus courant pour stocker des informations, en dehors du monde numérique, bien sûr. Le principal défaut du document sur papier est, évidemment, d’être encombrant., voire envahissant. Le papier prend de la place et, par le fait même, coûte cher à conserver.

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Souvent, lorsque vient le temps de «faire un ménage» dans une grande quantité de documents papier, le réflexe qu’ont les gens, c’est soit :

• de tout conserver, sans se donner la peine de vérifier la pertinence de cette masse documentaire contient, de placer le tout dans des boîtes de carton et les placer hors de la vue, et souvent de les faire entreposer ailleurs;
• au contraire, de tout jeter, en supposant que quelqu’un, quelque part, a une copie de ces informations, ou que ce sont de «vieilles affaires» (donc d’aucune valeur) et que l’on peut s’en passer;
• plus rarement, de confier ces documents à un fournisseur qui va tout numériser pour réduire, non pas la quantité de documents, mais l’espace qu’ils occupent.

Or, dans tous ces cas, des problèmes peuvent survenir.

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Tout conserver

Si on conserve tout, par exemple, on ne fait que déplacer le problème, et même dans bien des cas, de l’empirer. Entre autres, la plupart des gens ignorent les coûts reliés à l’entreposage, qui s’accroissent rapidement lors que l’on cherche un document spécifique et qu’on ignore où il se trouve exactement dans cette masse.

Faire entreposer

Bien sûr, dans certains cas, il devient impératif de stocker ses documents chez un fournisseur spécialisé, pour des raisons légales ou de sécurité, lorsque l’on ne dispose pas de telles installations chez soi. En effet, faire entreposer vos documents dans un lieu propice à la conservation et la protection de vos documents réduit les risques de vol et d’intrusion, et vous assure qu’ils sont à l’abri de facteurs environnementaux (feu, chaleur, humidité, lumière, polluants, insectes, etc.) qui pourraient les abîmer ou les détériorer, par exemple.

Il faut savoir que l’entreposage est une bonne idée lorsqu’on est certain qu’il y ait peu de chance qu’on ait besoin d’avoir accès à ces documents. En revanche, si vous avez besoin de rapatrier une boîte, vous vous exposez à une facture beaucoup plus salée. C’est en effet, non pas l’entreposage en tant que tel, ni même l’option de détruire des boîtes en toute sécurité, mais bien le transport qui risque de faire exploser vos coûts.

Vous avez donc tout avantage savoir exactement ce que chaque boite contient, et de vous assurer qu’il s’agisse de documents que vous devez absolument conserver, non seulement pour des raisons légales ou de sécurité, mais pour d’autres raisons que vous aurez déterminées dans votre organisation. Autrement dit, vous avez tout avantage à sélectionner, donc de trier attentivement vos documents avant de décider de les entreposer à l’externe.

L’entreposage maison

Pour ceux qui décident d’entreposer dans un local dédié, notamment pour éviter les frais de transport et de manutention, il y a, là aussi, des points à surveiller. Par exemple, il est déconseillé d’entreposer des boîtes au sous-sol. Plusieurs entreprises ont néanmoins tendance à opter pour cette option pour se débarrasser “visuellement” de cette montagne de boîtes et de papier. Or, ce réflexe comporte des risques dont il faut être conscient.

L’une des raisons les plus importantes d’éviter les sous-sols est le fait qu’ils sont plus vulnérables aux inondations, et dans certains cas, à l’humidité, la chaleur, la poussière ou même aux insectes. En effet, puisqu’il s’agit souvent d’un endroit souvent peu fréquenté, on a souvent tendance à en négliger le contrôle des conditions ambiantes et l’entretien ménager.

Même l’entreposage à l’étage comporte parfois des risques. Si par exemple, vous avez un grand nombre de boîtes, de classeurs blindés contre le feu, ou d’épais coffres-forts (pour protéger les documents plus sensibles), vous devez vous assurer que le plancher où se trouvent cette concentration de papier et de métal peut supporter une telle charge.

Ajoutons finalement que certains documents doivent aussi être protégés contre la lumière du soleil et de certains types d’éclairages artificiels, principalement en raison des rayons UV. En effet, ceux-ci détériorent notamment les encres de couleurs (il suffit d’exposer un livre ou une brochure quelques jours au soleil pour se rendre compte de la décoloration).

C’est dans la nature du papier que d’être fragile. Maintenant, l’option de s’en défaire complètement, avec ou sans numérisation (l’action de scanner les documents) est-elle meilleure?

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Tout jeter?

Si vous êtes le type de personne à vous débarrasser facilement de vos affaires en général, gageons que vous avez probablement le même type de comportement quand il s’agit de l’information et des supports qui la transportent. Peut-être êtes-vous le type de personne qui, par exemple, supprime tous ses courriels au fur et à mesure qu’ils sont traités. Je me trompe?

Souvent, le prétexte qui est utilisé, c’est que ce qui est déjà utilisé devient désuet. Un relevé de compte qui est lu une fois sera souvent jeté, de même qu’une facture ou un dépliant. On préfère ainsi se débarrasser de ce qui risque de traîner et prendre de la place. C’est un réflexe tout à fait normal chez un bon nombre d’entre nous.

Ce qu’il faut savoir, cependant, c’est que certains documents peuvent conserver une valeur pour une plus longue durée que l’on croit, et souvent changer de fonction ou de signification avec le temps. Par exemple, une facture qui nous permet de vérifier l’exactitude du prix sur les lieux de l’achat devient, pour une personne d’affaires, une preuve pour justifier une dépense. Ce bout de papier sera conservé pendant une certaine durée (il pourra aussi être numérisé), tant que nous l’impose une loi ou un règlement interne. Un rapport de projet remis au client a une valeur pour lui, pour les renseignements qu’il contient, mais il sert aussi à l’équipe pour s’inspirer de ce qui a été fait au fil du temps, et comparer entre eux les résultats obtenus pour différents projets.

Tout numériser est-elle la solution?

Dans les années 1990, je me rappelle d’une publicité télévisée où l’on voyait une montagne de papier, puis une main contenant un disque optique (CD-ROM), et une voix disait quelque chose comme Transformez ceci en ceci avec l’effet d’une baguette magique. Wow! Le papier a disparu, donc par magie, on a plus besoin du papier! Incroyable!

En fait, on s’est rapidement rendu compte que le problème de surabondance de papier s’est simplement transformé en une abondance de fichiers sur le disque. Pire! Non seulement la quantité est restée la même, mais les fichiers sont devenus anonymes (simplement numérotés), donc il fallait les ouvrir un à un pour savoir quel est le contenu!

Faire une recherche par mots-clés? Oui, à condition d’avoir un bon logiciel de reconnaissance des caractères (OCR), ce qui est loin d’être une solution parfaite, même encore aujourd’hui. En effet, le texte imprimé reste une image, et les mots ne se récupèrent pas comme par magie, comme s’il s’agissait d’un fichier numérique natif, c’est-à-dire créé à l’ordinateur.

La numérisation en tant que telle procure néanmoins plusieurs avantages et est parfois une alternative intéressante à l’entreposage physique. Des entreprises en entreposage physique offrent désormais le service de numérisation et de gestion de l’information numérique. Il faut néanmoins comprendre que, dans les deux cas, mal choisir quoi numériser risque de vous coûter plus cher, si ce n’est vu le temps que vous pourriez passer à trouver le bon document.

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Vos critères?

Alors maintenant que vous en savez un peu plus sur les enjeux de conserver ou éliminer le papier, vous êtes en droit de vous poser la question suivante : Sur quels critères allez-vous vous baser pour choisir les documents à conserver, sur un support physique quelconque, et ceux que vous devez vous débarrasser? Lesquels transformer en fichiers numériques pour réduire l’espace?

Il existe des normes pour vous éclairer et pour faire des choix rationnels, basés sur les bonnes pratiques de l’archivistique, en considérant bien sûr  les aspects légaux, patrimoniaux et stratégiques, par exemple.

Les connaissez-vous?

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Félix Arseneau
Conseiller stratégique en gestion de l’information – Influide
influide.ca
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(514) 692-4004