Accueil Affaires Pourquoi vous recevez trop de courriels?

Pourquoi vous recevez trop de courriels?

72
PARTAGES
trop de courriels

Vous revenez de vacances et vous constatez que votre boîte de réception s’est empiffrée en votre absence?  Ou encore, peut-être n’avez-vous pas vraiment eu de (vraies) vacances, car vous avez consulter et répondre vos messages durant cette période?

Avez-vous l’impression que vous ne réussirez jamais à venir à bout de votre liste de messages en attente?  Y aurait-il un moyen de réduire la quantité de courriels?

Voici quelques raisons qui expliquent (peut-être) que vous receviez autant de correspondance électronique, et quelques trucs pour y remédier.

Vous envoyez beaucoup de courriels

Action => réaction.  Vous connaissez le principe?  Plus vous envoyez de courriels dans une période donnée, plus vous risquez d’en recevoir dans un laps de temps équivalent.  De la même manière, la fréquence à laquelle vous répondez à vos courriels est directement liée à celle que vous en recevez.

De plus, si vous avez l’habitude de privilégier le courriel plutôt que tout autre moyen de communication, il est logique que vous en soyez constamment débordés.  Est-ce que votre entreprise a une « culture de courriel » pour la communication à l’interne, par exemple?  Serait-il temps de revoir vos façons de faire?

Trucs :

  1. Utilisez un moyen alternatif, comme le téléphone, pour communiquer des informations qui sont secondaires ou complexes. Oui, oui, même s’il existait avant le courrier électronique, ça ne veut pas dire que le téléphone est nécessairement dépassé!  D’ailleurs, si le message s’adresse à un collègue dans le même édifice que vous, serait-il opportun de lui dire en personne, tout simplement?
  2. Si le message électronique s’impose, prenez le temps de rédiger votre courriel pour qu’il indique clairement ce que vous attendez de la personne à qui vous l’envoyez. Assurez-vous d’avoir le maximum d’éléments pour faciliter le travail du destinataire.  De cette façon, vous minimiserez les allers-retours de messages liés à l’incompréhension et les demandes de précision, et vous sauverez du temps à votre expéditeur et à vous-même!
  3. Si vous avez besoin d’une trace écrite (preuve), en guise de contrat ou n’importe quel type d’entente, par exemple, il peut être utile de prendre en note des éléments à partir d’une conversation au téléphone ou en personne, de rédiger le texte le plus fidèlement possible, puis de confirmer le tout par téléphone avant de lui envoyer. L’idée est d’avoir un courriel qui soit le plus prêt possible de la version finale avant de l’expédier, ce qui vous évitera par le fait même que vous vous perdiez dans les détails et que les échanges s’étirent dans le temps.
  4. Règle générale, dès que vous voyez que l’échange de courriels commence à ressembler à une conversation de messagerie instantanée (clavardage ou chat), proposez à la personne d’utiliser cette technologie ou quelque chose d’assimilable (par exemple, le SMS ou le texto), ou encore de la joindre par téléphone ou en personne, à un moment précis. Vous évitez ainsi de surcharger, voire de polluer votre boîte de réception de contenu inutile!

Vous avez laissé trainer votre adresse sur Internet

Lorsque vous vous êtes inscrits sur Facebook, sur LinkedIn, à un blogue, à un bulletin ou même à une activité de formation ou de réseautage sur le site web du fournisseur, avez-vous donné votre adresse de courriel principale?

Lorsque vous laissez votre adresse sur un site Internet quelconque, elle se retrouve inévitablement dans une base de données, avec potentiellement des milliers d’adresses, et celle-ci est sujette à être utilisée contre votre gré.

Même si vous faites confiance en l’entreprise qui vous demande votre adresse, avec toutes les failles de sécurité qui existent, vous courrez un plus grand risque que votre adresse se retrouve dans les mains d’une tierce personne mal intentionnée, que si vous laissiez votre carte d’affaires à une personne que vous avez rencontrée personnellement.

Évidemment, si vous avez un site web et que vous avez inscrit votre adresse d’affaires directement sur le site, vous pouvez aussi vous attendre à recevoir du pourriel.  C’est un risque que vous devez calculer.  Certaines entreprises préfèrent avoir un formulaire de contact, d’autres se prémunissent d’une protection antispam ou filtrent les messages selon le cas, quitte à avoir une personne dédiée au tri de la correspondance.  Ça peut par ailleurs être un mélange de tout ça.

Trucs :

  1. Pour toutes les fois où l’on vous demande votre adresse, et qu’il ne s’agit pas d’une « vraie » personne – du moins une personne de laquelle vous avez vraiment envie de recevoir des courriels – utilisez une adresse alternative, quitte à aller en créer une dans un service de courriel web (Gmail, Outlook.com, Yahoo Mail, etc.). Vous pourrez alors décider du moment où vous voudrez lire ces messages, plutôt que ceux-ci se mêlent avec d’autres courriels plus importants.
  2. Si vous êtes à la tête de votre propre entreprise, utilisez plusieurs adresses d’affaires selon le type d’usage. Par exemple, vous pourriez utiliser une adresse générique [email protected][votre nom de domaine] pour que l’on vous contacte via Internet, mais une adresse personnalisée telle que [email protected][votre nom de domaine] pour la correspondance avec vos clients.  Vous pourriez aussi avoir une adresse spécifique que vous réservez à vos fournisseurs.

Vous laissez les services et autres fournisseurs vous envoyer des alertes, des notifications, de la publicité, etc.

Vous-vous vraiment recevoir tous les messages impersonnels de certains de vos  fournisseurs et autres commerçants chez qui vous avez déjà acheté?  Qu’en est-il de toutes les notifications des services que vous utilisez, comme Facebook et Twitter?  Si vous ne leur avez pas dit explicitement, c’est comme si vous l’aviez consenti.

La fameuse « Loi antipourriel » s’applique aux courriels non sollicités, mais puisque vous avez choisi de faire affaire avec un fournisseur ou un service, vous avez accepté implicitement de recevoir ces messages.  Pour cesser de les recevoir, vous pouvez leur demander qu’ils cessent de le faire, et selon la Loi, ils seront obligés de le faire.

Trucs :

  1. Désinscrivez-vous des notifications des services pour éviter d’être dérangé dès qu’arrive une activité qui vous concerne. Si vous tenez néanmoins à l’être, vous pouvez toujours recevoir ces alertes par votre téléphone intelligent, si ce moyen s’applique à vous.  Et pourquoi ne pas simplement attendre de vous connecter à la plateforme pour les voir?  Pour empêcher celle-ci de vous envoyer des courriels pour ces fins, il faut changer les préférences de chaque plateforme.  Attention!  Ces options sont parfois difficiles à trouver, mais une fois chose faite, vous serez plus tranquille!
  2. Demandez aussi à vos fournisseurs ou tout autre commerçant avec lequel vous avez déjà fait affaire de vous désinscrire de leur infolettre ou de leurs offres spéciales, si vous préférez ne pas la recevoir. Habituellement, un lien au bas du courriel devrait vous permettre de le faire vous-même, puisque la Loi l’oblige.

Vous ne gérez pas les attentes de vos expéditeurs

Avez-vous tendance à répondre immédiatement à tous vos courriels que vous recevez?  Vous sentez-vous coupable si vous ne répondez pas dès que vous le recevez?  Ce sentiment d’obligation de réponse peut expliquer en bonne partie votre infobésité!

En effet, si vous avez l’habitude de répondre tout de suite, vos correspondants comprendront ou supposeront que « vous êtes disponible », alors ils n’hésiteront pas à vous réécrire aussitôt, générant encore plus de courriels en peu de temps!

Trucs et conseils :

  • Attendez avant de répondre, si ce n’est pas urgent. Trouvez le moment idéal pour écrire et envoyer vos messages (ce pourrait être à deux moments différents, en enregistrant votre message comme brouillon), et habituez vos expéditeurs à cet « horaire » de réponse.  De cette façon, ils sauront à quoi s’attendre de vous.  Et si vous croyez que ce comportement est antisocial, ou que vous leur imposez des caprices, lisez les deux derniers points ci-dessous!
  • La tentation de répondre sur le coup est trop forte? Prenez alors l’habitude de fermer votre logiciel de messagerie ou désactiver vos alertes d’entrée de nouveaux messages lorsque vous êtres occupés ou indisposés à répondre. Consultez vos courriels uniquement lorsque vous êtes prêts et disposés à répondre.
  • Mêlez-vous vie personnelle et professionnelle? Je vous conseille d’avoir des adresses distinctes pour votre travail, d’une part, et pour votre famille et amis, d’autre part.  De cette façon, lorsque vous êtes au travail, vous pouvez vous concentrer sur votre travail, et vérifier vos messages personnels lorsque vous êtes véritablement disposés à le faire.  C’est aussi une excellente idée pour mieux gérer vos courriels.
  • Avez-vous le temps le tout faire? Si vous croyez que c’est du snobisme ou de l’enfantillage de choisir le moment qui vous convient pour répondre à vos courriels, ne vous surprenez-vous pas à en être débordé et manquer de temps pour faire toutes vos tâches!  Vous avez une vie à vivre, et plus concrètement, un travail à faire. 
  • Quelle image projetez-vous? Est-ce que le fait de répondre à vos courriels en priorité alors que vous travaillez sur un dossier important envoie le bon message à vos clients, par exemple?  Pensez-y!

Voilà quelques raisons qui expliquent, sans doute en bonne partie, que vous receviez trop de courriels, ou du moins que vous ayez cette impression.  En utilisant ce quelques trucs, peut-être vous sentirez-vous plus zen en vérifiant ce qui est entré dans votre boîte électronique.

Évidemment, il s’agit là de quelques cas les plus courants.  Pour en savoir plus sur une utilisation pragmatique et efficace du courriel, je vous invite à consulter mon blogue personnel.

Note: Peut-être avez-vous eu l’impression, en lisant ce texte, que ces situations ou ces trucs ne s’appliquent pas à vous, vu la nature de votre travail.  C’est possible, puisque chaque cas est différent, notamment selon la nature de l’entreprise.  En revanche, il y a certainement quelque chose à faire pour que vous vous sentiez en meilleur contrôle de votre messagerie électronique.  Communiquez avec moi, et parlez-moi de votre situation.  Je ferai tout ce que je peux pour vous aider.

Et vous, avez-vous d’autres trucs?


Félix Arseneau
Conseiller stratégique en gestion de l’information – Influide
influide.ca
[email protected]
(514) 692-4004

72
PARTAGES