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Comment entretenir la forêt tropicale d’information au bureau?

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Quel(s) rôle(s) joue l’individu dans la gestion de l’information de l’entreprise? – 2e partie

Nous avons vu, dans un précédent billet, que l’individu joue un rôle important dans l’environnement d’information qui se construit à travers toute l’entreprise, car ce rôle qui explique la complexité, comme la richesse, de cet environnement.

Nous avons dit que certains acteurs-clés permettent de rendre cet environnement efficace. Pour illustrer leur rôle, nous comparons l’environnement d’information à un environnement naturel, où la végétation représente l’information disponible.

Cette série de trois billets a débuté avec le rôle de l’aventurier, celui qui est le prospecteur d’information, perdu en pleine forêt amazonienne. Cette semaine, je vous présente un deuxième acteur-clé qui assure la cohérence dans l’environnement d’information.

Le rôle de l’écologiste

Nous avons vu que, dans le rôle de l’aventurier, vous deviez trouver les bonnes ressources et les utiliser adéquatement pour survivre en forêt, une façon plus ou moins héroïque de dire « pour faire votre travail », dans le monde réel.

Maintenant, dites-moi, est-ce que toute la végétation vous sera utile pour survivre? Non, bien sûr. Alors pourquoi, en tant qu’utilisateur d’information, chercheriez-vous à utiliser toute l’information qui se trouve dans l’entreprise? Vous avez autre chose à faire, n’est-ce pas?

Mission : savoir quoi conserver, quoi protéger et quoi détruire

Alors, quoi faire pour éviter de se perdre dans cette forêt tropicale? On prend ce qu’on a besoin et on détruit le reste? Pour éviter le désastre, on aurait avantage à y réfléchir avant de tirer des conclusions trop hâtivement!

Quoi détruire

D’abord, il est vrai que certaines espèces, comme certains documents contenant de l’information périmée, préjudiciable ou trompeuse, sont effectivement nuisibles.

Comme certaines plantes sont envahissantes et toxiques, certains documents financiers devenus désuets, les courriels indésirables ou frauduleux, et les copies de copies au bureau, sont des éléments qui méritent d’être détruits sans aucun remords!

Quoi conserver

En revanche, comme dans la forêt tropicale, certains animaux et insectes utilisent des plantes pour se nourrir – alors qu’elles seraient indigestes pour l’humain – certaines informations qui vous semblent inutilisables peuvent être très importantes à d’autres!

En effet, outre ce qui est utile pour soi-même et au moment présent, il pourrait être judicieux de se demander si certaines ressources pourraient être utiles à d’autres, ici ou ailleurs, aujourd’hui ou demain. Qu’en pensez-vous?

Se peut-il même que nous soyons nous-mêmes susceptibles d’avoir recours à cette information plus tard, dans un tout autre contexte? Nous verrons un peu plus tard comment on peut réutiliser l’information.

Quoi protéger?

À l’inverse des espèces envahissantes, certaines sont si précieuses, qu’elles méritent qu’on les encadre suffisamment bien, pour qu’elles soient préservées dans les meilleures conditions possible.

De la même manière, il existe certains documents dont la valeur est si importante, qu’il est crucial de les protéger, pour préserver l’accès à l’information essentielle qu’ils contiennent.

… Et comment le faire?

Lorsqu’il est sur un support physique, tel que le papier ou le plastique, le document doit être prémuni, à la fois de sa détérioration chimique (par l’humidité, la chaleur, les rayons du soleil, etc.), que des menaces externes comme le vol, la vermine, et les sinistres.

Dans l’univers informatique, on s’assurera plutôt de prévenir de l’obsolescence technologique et sa suppression malencontreuse, et on s’assurera notamment de son intégrité numérique.

Dans les deux cas, la sécurité de l’information est importante pour empêcher des accès illicites, par les mauvaises personnes.

Réduire, réutiliser et recycler l’information?

Si l’on considère l’information comme une ressource, il est par ailleurs possible d’imaginer que nous pouvons appliquer à l’information certains principes de la gestion des matières résiduelles.

Réduire

On sait que nous pouvons déjà réduire la quantité d’information par son élimination pure et simple, quand elle est encombrante et nuisible. Or, il est aussi possible d’en prévenir l’accumulation par des mesures de sensibilisation.

En effet, est-il vraiment nécessaire de produire autant d’information sous forme de documents, papier ou électronique, ou de messages électroniques?

  • Combien de courriels avez-vous reçus en copie conforme inutilement?
  • Combien de notifications avez-vous reçues pour quelque chose que vous aviez déjà notées, voire confirmées à l’expéditeur?
  • Combien de copies de documents de réunion avez-vous imprimées en trop?

Même sans qu’on la retrouve inscrite dans un document, sur un mur ou sur un écran, on pourrait même ajouter toute l’information que l’on transmet à l’oral dans des rencontres en personne, lors de réunions ou en formation.

Combien de rencontres supposément éclairantes l’étaient vraiment? Lesquelles ont été simplement trop longues pour que l’on puisse absorber tout le contenu, en faire quelque chose d’applicable?

Le cerveau, comme l’ordinateur, a ses limites quant à sa capacité à traiter toute l’information!

Réduire la masse d’information, peu importe où elle se trouve, ça commence par savoir où s’arrêter, quand utilité devient futilité, et surtout – et avant tout – pourquoi on choisit de la produire!

Réutiliser

À l’inverse, certaines informations que vous avez générées dans votre travail et que vous jugez obsolètes ou inutiles, pourraient en fait être tout à fait pertinentes et pratiques, voire appréciées ailleurs, par exemple :

  • à d’autres personnes de l’entreprise :
    • dans la même équipe : pour assurer la poursuite d’un projet amorcé;
    • dans une autre équipe d’un même département : pour communiquer vos bonnes pratiques et les leçons que vous avez apprises;
    • dans un autre département : pour qu’ils voient la valeur que vous apportez à l’entreprise;
  • à des personnes à l’extérieur de l’entreprise :
    • vos clients ou vos partenaires : pour qu’ils aient une bonne idée de que vous faites;
    • le public en général : pour mettre en valeur l’expertise votre entreprise;
    • d’autres entreprises dans votre secteur : pour tirer profit de données de projets que vous avez abandonnés.

Attention! Si certaines de ces informations pouvaient être réutilisées telles quelles dans les documents que vous avez produits, dans plusieurs cas, il sera préférable de les modifier ou les intégrer dans de nouvelles formes, comme de nouveaux documents ou de nouveaux produits d’information, mieux appropriés pour les autres parties.

Recycler

Dans la métaphore du recyclage, on prend ce qui existe qui est inutilisable en tant que tel pour les besoins du moment, et on en fait autre chose de neuf.

D’une manière analogue, l’information qui existe sous une forme peut-elle être récupérée en partie, enrichie de nouvelles données, et remodelée en quelque chose de plus pratique, plus simple à utiliser?

Prendre la peine d’extraire le paragraphe qui se trouve dans une thèse de doctorat de 300 pages, et le vulgariser, le transformer en une histoire qui aura du sens pour un gestionnaire, voilà un exemple de recyclage dans le monde de l’information.

Bien sûr, contrairement à la matière résiduelle, la beauté (quoique ce soit aussi le défaut!) de l’information est de pouvoir se dupliquer, donc la thèse de doctorat dite « inutilisable » servira néanmoins à d’autres fins ailleurs.

La valeur de l’information : en fonction de son utilité actuelle et potentielle!

Nous avons vu plus tôt que, si certaines informations sont utiles pour l’un, elles sont parfois inutiles pour d’autres. La valeur de l’information sera très variable selon l’importance qu’elle a dans notre travail.

Ce qui est sans équivoque

Dans de nombreux cas, il est possible de trancher assez clairement la valeur de l’information, en fonction des personnes qui l’utilisent, vu leur rôle dans l’entreprise.

Par exemple, les données financières d’une entreprise concernent avant tout les gens qui travaillent au département des finances. En effet, il sera plutôt rare, voire étrange, qu’un responsable des ressources humaines en ait besoin. On est d’accord?

Plusieurs informations sont par ailleurs confidentielles, telles que celles que l’on retrouve dans les dossiers des employés. Ces informations seront-elles vraiment pertinentes pour un responsable des ressources matérielles, de toute manière?

Ce qui est plus difficile à détecter

Il arrive que certaines informations soient utiles dans de rares cas, de sorte que nous oublions leur valeur potentielle.

Par exemple, dans l’environnement naturel, les plantes qui servent à nous guérir sont très utiles lorsque nous sommes malades, alors qu’elles nous apparaitront peut-être moins pertinentes la plupart du temps.

De la même manière, les noms et les coordonnées des employés qui ont travaillé dans l’entreprise au cours des 20 dernières années seront très pertinents lorsque vous souhaiterez souligner l’anniversaire de la fondation de l’entreprise.

Alors, soyons prudents avec :

  • ce qui nous semble désuet;
  • ce qui nous semble inutile;
  • ce qui nous semble inutilisable.

Avez-vous l’impression d’être encombré par une trop grande quantité de documents, en papier ou sur vos serveurs? Savez-vous ce qui a une valeur et ce qui mérite d’être détruit?

Influide, et ses partenaires spécialisés en archivistique et en gestion documentaire peuvent vous aider à faire ce ménage et vous aider à voir clair.

Dans le prochain billet, nous parlerons du rôle du biologiste

Félix Arseneau
Conseiller stratégique en gestion de l’information – Influide
influide.ca
[email protected]
(514) 692-4004

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